EuGH-Gutachten: Wo KI-Chatbots Presserechte verletzen
Eva Mickler
Der Echtzeitabruf von Presseartikeln durch KI-Chatbots und ihre Weiterverwendung in Antworten können ...
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Geschäftsunterlagen entstehen in Fachbereichen, liegen in unterschiedlichen Systemen und unterliegen verschiedenen Aufbewahrungsregeln. Records Management verbindet diese Anforderungen mit Zuständigkeiten für Zugriff, Aufbewahrung und Löschung. Auch für KI-Anwendungen ist entscheidend, welche Dokumente sie verwenden dürfen und wie aktuell diese sind. Der CIO kann diese Arbeit koordinieren, braucht dafür jedoch verbindliche Beiträge aus Recht, Datenschutz und Fachbereichen.
Das Wichtigste in Kürze
- Aufbewahrung braucht eine verantwortliche Stelle. Sie koordiniert Regeln, Systeme und die Umsetzung mit den beteiligten Bereichen.
- Fristen hängen von der Unterlagenart ab. Vor einer Löschung sind auch mögliche Gründe für eine längere Aufbewahrung zu prüfen.
- KI benötigt geeignete und geschützte Quellen. Aktuelle Dokumente und passende Zugriffsrechte verbessern die Grundlage für Antworten.
Aufbewahrung als gemeinsame Führungsaufgabe
Records Management umfasst den geregelten Umgang mit Geschäftsunterlagen von ihrer Entstehung bis zur Aufbewahrung oder Löschung. Dazu gehören die Einordnung der Unterlagen, ihre Auffindbarkeit und die Frage, wer auf sie zugreifen darf.
Für die Geschäftsleitung ist vor allem die Zuständigkeit entscheidend. Eine benannte verantwortliche Person kann die Anforderungen bündeln, Entscheidungen vorbereiten und über Fortschritte berichten. Der CIO kommt dafür infrage, wenn die Rolle über die nötigen Entscheidungsrechte und Ressourcen verfügt. Die rechtliche Verantwortung des Unternehmens bleibt dabei gesondert zu klären.
Fristen und E-Rechnungen richtig behandeln
In Deutschland unterscheidet § 147 der Abgabenordnung nach Unterlagenart: Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Für weitere dort genannte Unterlagen gelten grundsätzlich sechs Jahre. Der Fristbeginn richtet sich nach dem jeweiligen Vorgang und liegt am Schluss des betreffenden Kalenderjahres. Sind Unterlagen für Steuern mit noch nicht abgelaufener Festsetzungsfrist bedeutsam, läuft die Aufbewahrungsfrist insoweit weiter.
Bei elektronisch aufbewahrten Unterlagen nennt die Abgabenordnung unter anderem Anforderungen an Verfügbarkeit, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Für Rechnungen legt § 14b Umsatzsteuergesetz grundsätzlich eine Aufbewahrung von acht Jahren fest.
Bei einer E-Rechnung genügt ein Ausdruck allein nicht. Nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums ist der strukturierte Datenteil aufzubewahren. Enthält der menschenlesbare Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen, müssen auch diese erhalten bleiben.
Verantwortung in Abläufe übersetzen
Die Gesamtverantwortung sollte festlegen, wer Unterlagen klassifiziert, Fristen pflegt und Ausnahmen entscheidet. Fachbereiche kennen Entstehung und Nutzung der Dokumente. Recht und Datenschutz prüfen die jeweiligen Anforderungen. Die IT setzt Speicher, Zugriff und technische Kontrollen um.
Ein praktikabler Anfang ist ein abgegrenzter Bestand, etwa Eingangsrechnungen. Für ihn lassen sich Ablageort, zuständige Personen, Fristen und Berechtigungen erfassen. Anschließend kann das Team testen, ob Unterlagen auffindbar sind und ob eine vorgesehene Löschung erst nach Prüfung weiterer Aufbewahrungsgründe erfolgt.
Dokumentenbestände für KI vorbereiten
Ein KI-Assistent, der Unternehmensunterlagen für Antworten heranzieht, benötigt geeignete Quellen. Veraltete Richtlinien oder mehrere Vertragsfassungen können die Auswahl erschweren. Metadaten zu Gültigkeit und Version helfen dabei, Dokumente einzuordnen. Zugriffsrechte begrenzen, welche Unterlagen eine Anwendung verwenden darf.
Auch ein gepflegter Bestand garantiert keine richtige Antwort. Verantwortliche sollten deshalb prüfen, welche Quellen der Assistent heranzieht und wie Ergebnisse bei wichtigen Entscheidungen kontrolliert werden. Records Management liefert dafür einen Teil der Grundlage.
Häufig gestellte Fragen
Warum ist Records Management ein CIO-Thema?
Der CIO kann die Umsetzung über Systeme und Fachbereiche hinweg koordinieren. Dafür braucht die Rolle klare Entscheidungsrechte sowie Beiträge aus Recht, Datenschutz und Fachbereichen.
Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Nach § 147 AO gelten je nach Unterlagenart grundsätzlich sechs, acht oder zehn Jahre. Der konkrete Fristbeginn und mögliche Gründe für eine längere Aufbewahrung sind gesondert zu prüfen.
Was bringt Records Management für KI-Anwendungen?
Es hilft, geeignete Dokumente zu finden, ihre Gültigkeit einzuordnen und Zugriffe zu begrenzen. Die Antworten einer KI-Anwendung müssen dennoch geprüft werden.
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