Modern Workplace
03.08.2020 | Verena Bunk

Modern Workplace steigert Freude & Interesse an der Arbeit

Der digitale Arbeitsplatz rechnet sich. Denn die Vernetzung und digitale Anwendungen beschleunigen nicht nur Prozesse, sie machen das Arbeiten produktiver und flexibler. Welche weiteren Mehrwerte ein moderner und digital ausgestatteter Arbeitsplatz für Arbeitnehmer und für Unternehmen bringt, haben schon viele Unternehmen vor Corona erkannt. Eine aktuelle Studie des Analystenhauses techconsult zum Modern Workplace zeigt, warum neben einer benutzerfreundlichen Arbeit auch Spaß und Interesse immer wichtiger werden.

Unter 1.000 Arbeitnehmern und IT-Verantwortlichen in Unternehmen ab 10 Mitarbeiter im deutschsprachigen Raum haben wir von techconsult eine Studie zu den Erwartungen der Arbeitnehmer und Mehrwerte einer digitalen Arbeitsplatzausstattung in Q4/2019 durchgeführt. Die Ergebnisse möchte ich Ihnen gerne im Folgenden vorstellen.

Mobilität steht auf der Wunschliste ganz oben

Der Arbeitsplatz soll Unabhängigkeit und Flexibilität bieten. Für Festnetztelefone und Desktops laufen die Uhren ab. Geht es nach den Arbeitnehmern sollten mobile, innovative und smarte Geräte zur Grundausstattung ihrer Arbeitsplätze gehören. Das trifft neben den Arbeitnehmern mit Büroschreibtisch auch auf diejenigen zu, die den Großteil ihrer Arbeitszeit beispielsweise am Point of Sale, im Operationssaal oder auf einer Baustelle verbringen. Denn auch sie haben neben ihren operativen Aufgaben auch administrative Dinge zu tun, die sie vorzugsweise an Orten ihrer Wahl mobil erledigen möchten.

Mit den mobilen Endgeräten einhergehend sind mobile Lösungen notwendig, die den sicheren Zugriff auf Daten und Anwendungen gewährleisten. Dies betrifft Office-Lösungen ebenso wie betriebswirtschaftliche Anwendungen oder spezielle Branchensoftware, auf die die Benutzer geräteübergreifend und ortsunabhängig zugreifen wollen.  Nur so ist effektives und flexibles Arbeiten möglich. Haben Vertriebsmitarbeiter beispielsweise mobilen Zugriff auf ein CRM-System, können sie Vertriebsprozesse direkt vor Ort beim Kunden anstoßen. Warte-, Fahr- oder andere Leerlaufzeiten können genutzt werden, um sich auf Kundenbesuche vorzubereiten oder erforderliche Nachbereitungen zu erledigen.

Vernetzung – das Erfolgsrezept der Zusammenarbeit

Gute Teamarbeit ist in vielen Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Doch die funktioniert nur durch Vernetzung. Es erstaunt daher nicht, dass die Prioritäten der Beschäftigten im Kontext des modernen Arbeitsplatzes neben Mobilität vor allem auch auf Kommunikation und Kollaboration ausgerichtet sind. Das bedeutet, dass die Arbeitnehmer Lösungen benötigen, die den gemeinsamen Zugriff und das kollektive Bearbeiten von Dokumenten erlauben. Auch wenn die Mitarbeiter räumlich verteilt sind. Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie haben sich die Wünsche und Erwartungen der Arbeitnehmer in eine Notwendigkeit gewandelt: Von einem auf den anderen Tag mussten sich Unternehmen den Herausforderungen stellen und Arbeitsplätze ins Homeoffice verlagern.

Collaboration Tools werden unverzichtbar
Gerade durch die Corona-Krise wurde der Einsatz von Collaboration Tools unverzichtbar. Die ITler waren hier sichtlich gefordert. Quelle: iStock / VioletaStoimenova.

Die Nachfrage nach Kollaborationslösungen, wie File-Sharing-Lösungen und Kommunikationslösungen sowie Business Chatfunktionen, war in vielen Unternehmen ungebremst, um die Geschäftsprozesse aufrecht erhalten zu können. Während vor Corona nur durchschnittlich ein Viertel der Befragten mobilen Zugriff auf Branchensoftware hatten oder überhaupt über Webkonferenzlösungen und Collaboration Tools verfügten, haben sich in den letzten Monaten die IT-Verantwortlichen deutlich ins Zeug legen müssen und Budgets für mobile Endgeräte sowie innovative und kollaborative Lösungen freigesetzt.

Videokonferenzlösungen wichtiger denn je

Mit Corona wurden auch schlagartig sämtliche Dienstreisen auf Eis gelegt. Was wären Unternehmen, Einrichtungen und Institutionen heute ohne Webkonferenzlösungen. Nur so lassen sich virtuelle Meetings problemlos aufsetzen und durchführen, ganz gleich ob zwischen Mitarbeitern, mit dem Management oder extern mit Kunden. Ein Aspekt, der gerade in der aktuellen Corona-Situation enorm an Bedeutung gewonnen hat, um den Betrieb und die Geschäftsbeziehungen aufrecht zu erhalten. Weitere Vorteile eines digital ausgestatteten Arbeitsplatzes spiegeln sich in einer hinzugewonnenen Effizienzsteigerung und Agilität wider. Jeder zweite Arbeitnehmer ist davon überzeugt: Mobile Apps, Tracking-Tools und die digitale Signatur sind nur einige Beispiele, die das Arbeiten nicht nur effizienter, sondern vor allem auch benutzerfreundlicher gestalten.

Ein innovatives IKT-Equipment lässt Arbeitnehmer produktiver sein, Aufgaben werden schneller bearbeitet und Prozesse beschleunigt. Daraus resultierend kann Arbeitszeit eingespart werden, davon gehen 71 Prozent der Befragten aus. Im Durchschnitt sehen sie eine Reduzierung ihrer Arbeitszeit von 3,2 Stunden pro Woche. Bei 40 Arbeitsstunden pro Woche entspricht das einem Einsparpotenzial von acht Prozent.

Studie "My Modern Workplace" - Welche künftigen Anforderungen haben Arbeitnehmen an ihren Arbeitsplätzen?
Einfluss eines modernen Arbeitsplatzes. Quelle: techconsult.

Selbstbewusste Mitarbeiter und attraktive Arbeitgeber

Neben objektiven Einflussfaktoren sind es auch subjektive Auswirkungen, die ein modern ausgestatteter IT-Arbeitsplatz für Arbeitnehmer mit sich bringt. Durch ein innovatives ITK-Equipment werden Rahmenbedingungen geschaffen, die das Arbeiten nicht nur effizienter und produktiver, sondern auch interessanter gestalten. Effizienz minimiert Druck und mildert den Stress. Ein stressfreies Arbeiten ist angenehm und führt dazu, dass Arbeitnehmer mehr Spaß und Freude beim Arbeiten verspüren. Davon ist jeder Zweite überzeugt. Darüber hinaus trägt der Umgang mit digitalen Anwendungen und Geräten auch dazu bei, das Selbstwertgefühl der Benutzer zu stärken. Der digitale Umgang am Arbeitsplatz erweitert die Kompetenzen und ermöglicht es den Beschäftigten, Teil eines Netzwerkes im Unternehmen zu sein. Alle diese genannten Faktoren tragen dazu bei Motivation der Arbeitnehmer zu steigern. Neben den vielen genannten persönlichen Vorteilen, kann vor allem auch der Arbeitgeber seine Attraktivität erhöhen, wenn er seinen Fachkräften moderne digitale Technologien am Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. Davon ist jeder Zweite überzeugt.

Studie "My Modern Workplace" - Auswirkungen eines digital ausgestatteten Arbeitspatzes
Auswirkungen eines digital ausgestatteten Arbeitsplatzes. Quelle: techconsult.

IT-Infrastruktur noch nicht ausreichend fit für moderne Arbeitsplätze

Die Wünsche und Erwartungen der Arbeitnehmer an einen modernen Arbeitsplatz sind die eine Seite, auf der anderen steht die IT und es stellt sich die Frage: Ist die IT-Infrastruktur für moderne Arbeitsplätze gut und sicher aufgestellt? Nein, belegen die Studienergebnisse, noch gibt es in einigen Unternehmen vieles zu tun!

Prinzipiell ist die Notwendigkeit der Schaffung innovativer Arbeitsplätze aus Sicht der IT-Verantwortlichen keine Frage. Denn die vielen Vorteile werden nicht nur seitens der Benutzer erkannt, sondern auch von den IT-Abteilungen gesehen.

Um eine Brücke zwischen den Anforderungen der Mitarbeiter an einen digitalen Arbeitsplatz und den Möglichkeiten der Umsetzung durch die IT des Unternehmens zu schaffen, bedarf es einer klaren Zielsetzung. 70 Prozent der IT-Verantwortlichen gaben an, bis 2025 alle Arbeitsplätze mit den modernsten IT-Technologien auszustatten. Dabei darf die Modernisierung der IT-Infrastruktur nicht willkürlich erfolgen, sondern muss konsequent einem festen, zielgerichteten Plan folgen, um erfolgreich an das gesteckte Ziel zu kommen: den Arbeitnehmern sichere, innovative und mobile Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen. Dem Weg folgen bislang nur knapp ein Viertel der IT-Verantwortlichen nach einer definierten Roadmap. Weitere 20 Prozent haben zwar eine Roadmap entwickelt, aber es hapert noch mit der Umsetzung. 41 Prozent beschäftigen sich noch mit der Planung und jedes zehnte Unternehmen hat sich hierzu noch gar keine Gedanken gemacht. Doch auch diejenigen Unternehmen, die noch keine festen Zielsetzungen definiert haben, sollten keine Zeit verstreichen lassen. Die Corona-Krise zeigt, dass ein sicheres mobiles Arbeiten mit innovativen digitalen Anwendungen wichtiger denn je ist.

Moderne IT-Technologien
Die Mehrheit der IT-Verantwortlichen möchte bis 2025 alle Arbeitsplätze mit modernsten IT-Technologien ausstatten. Quelle: iStock / filadendron.

Mobile IT-Sicherheit ist Prio Nummer eins beim Modern Workplace

Für ein sicheres und mobiles Arbeiten müssen seitens der IT-Infrastruktur die Weichen gestellt und entsprechende Voraussetzungen geschaffen werden. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen sieht in der IT-Sicherheit das größte Problem bei der Modernisierung der Arbeitsplätze. Denn die Bereitstellung und Umsetzung ist für viele Unternehmen kein „Spaziergang“. Die Verfügbarkeit von innovativer Hardware und Softwareanwendungen allein reicht nicht. Die Zunahme an mobilen Geräten, verstärkt vor allem auch in den vergangenen Monaten, und die Einbindung dieser Geräte im eigenen Unternehmensnetzwerk, stellt IT-Verantwortliche noch immer vor große Herausforderungen. Sind mobile Geräte ungeschützt, machen sich potenzielle Angreifer diese Schwachstellen schnell zunutze.

Die IT ist daher in der Pflicht die Voraussetzungen für eine sichere Einbindung von mobilen Endgeräten im Unternehmen zu schaffen, um eine der größten Hürden für die Modernisierung des Arbeitsplatzes zu überwinden. Die Zufriedenheit mit den eingesetzten Sicherheits-Tools wie Firewalls, Datenverschlüsselung oder Unified Threat Management ist noch verbesserungswürdig. Gleiches trifft auch auf die Lösungen für die mobile Sicherheit zu. Denn mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen ist mit den derzeit eingesetzten Tools nicht ausreichend zufrieden. Unabdingbar für die Unternehmen ist darüber hinaus auch der Einsatz eines Mobile Device Managements oder Unified Endpoint Managements zur zentralen Verwaltung und Absicherung von mobilen Endpoints. Beides bislang ebenfalls noch nicht zur völligen Zufriedenheit umgesetzt.

Studie "My Modern Workplace" - Zufriedenheit mit der Umsetzung von Technologien
Zufriedenheit mit der Umsetzung von Technologien. Quelle: techconsult.

Noch sind einige ITK-Budgets bereitzustellen, um die entsprechenden Rahmenbedingungen und gewünschten Verfügbarkeiten der Arbeitnehmer zu realisieren. Doch die Investitionen werden sich auszahlen und die Attraktivität des Unternehmens steigern, wenn den Arbeitnehmern digitale und mobile Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Ein wichtiger Aspekt auch im Hinblick auf den Kampf um die besten Fachkräfte.

 

Quelle Titelbild: iStock / Inside Creative House

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