18.03.2020

Stehen Sie vor der SAP S/4HANA Einführung? Mit diesen fünf Tipps reduzieren IT-Leiter wichtige Projektrisiken rund um die Schnittstellen, redundante Datenhaltung und die zeitversetzte Übermittlung wichtiger Informationen.

Wird 2020 das Jahr von SAPA S/4HANA? Laut einer aktuellen Umfrage der deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG), ist die Anzahl an Unternehmen, die in 2020 den Umstieg auf SAP S/4HANA angehen wollen, im Gegensatz zum Vorjahr nochmal deutlich gestiegen.

Im letzten Jahr lief die Umstellung eher schleppend, was laut Marktbeobachter zu einem großen Projektstau bis 2025 führen wird – dem ursprünglichen Wartungsende des Vorgängersystems. Doch SAP gewährt jetzt eine „Gnadenfrist“ für die Suite 7 bis 2027, wodurch der Umstieg 2 Jahre mehr Zeit gewinnt – trotzdem besteht zeitnaher Handlungsbedarf, warnen Marktbeobachter. Eine erhöhte Nachfrage wird auf eine begrenzte Anzahl erfahrener Berater treffen – so die Zahlen.

Immer den Überblick behalten

SAP S/4HANA ist die Echtzeit-ERP-Suite für das digitale Geschäft. Diese basiert ausschließlich auf der In-Memory-Plattform SAP HANA und ermöglicht somit eine Vereinfachung des Datenmodells. So können Sie auch bei wachsenden Unternehmen den Überblick über Ressourcen, Aufgaben und Personal behalten. Mit ihr greift man zum Beispiel auf Geschäftszahlen in Echtzeit zu und automatisiert die Prozesse intelligent.

Die Verknüpfung von Informationen zu Produktionsparametern mit maschinellem Lernen eröffnet neue Möglichkeiten, ebenso wie die Echtzeitverknüpfung von Informationen zur Preis- und Profitabilitätsanalyse. Moderne ERP-Lösungen wie SAP S/4HANA sind unabdingbar und der Schlüssel zu neuen Geschäftsmodellen und mehr Effizienz in den Prozessen.

Von anderen lernen

Bis dato haben relativ wenige Unternehmen eine konkrete Roadmap zur Transformation der aktuellen ERP-Suite von SAP S/4HANA. Da besteht dringend Nachholbedarf. Doch die Umfrage zeigt ebenfalls, dass viele allmählich mit der Umsetzung beginnen. Die Angst vor dem Umstieg und den eventuellen Schwierigkeiten lässt nach, was mit den vielen Tipps und Hilfen von SAP und Partnerunternehmen zusammenhängt – der Umstieg wird leichter.

DSAG Investitionsreport 2020

Dennoch zeigen einige Use Cases, dass es noch immer schnell zu Problemen kommen kann: Datenschiefstände, Schnittstellen-Chaos, schlecht kalkulierte Ressourcen und fehlende Zeit sind nur einige Gründe. Das Gute: Sie können aus den Use Cases lernen. Wir haben für Sie zusammengetragen, worauf es bei der Implementierung ankommt – so kann nichts mehr schiefgehen.

1. Gute Planung ist die halbe Miete

Bei S/4HANA handelt es sich um ein ganz neues System. Das darf in der Planung nicht vergessen werden. Wenn Sie zum Beispiel Schnittstellen-Chaos vermeiden möchten, dann sollten Sie vor allem die Anforderungen an die künftige Applikationslandschaft in einer Roadmap spezifizieren. Der Knackpunkt hier kann der Custom Code sein, bei dem der Kunde erst einmal wissen muss, was davon alles vom neuen Standard-Umfang in S/4HANA abgedeckt ist, was alles adaptiert werden muss, und inwiefern sich dadurch Schnittstellenproblematiken ergeben.

Sie können sich ebenfalls bei den Best-Practices bedienen und zum Beispiel Standard-Konnektoren bevorzugen. Schnittstellen werden damit eher konfiguriert als programmiert. Unternehmen können sich so eher auf die Geschäftsprozesse konzentrieren. Fehlt es an einigen Stellen an der notwendigen Integration von Third-Party-Software in das neue SAP-System, kann man beispielsweise für Beschaffungsprozesse auf SAP Ariba umsteigen. Das Cloud-System unterstützt eine ERP bzw. SAP-Integration. Im Bereich SAP unterstützt es die Verbindungen zu klassischen tRFC-Verbindungen als auch für S/4-Systeme über entsprechende API-Schnittstellen.

2. Zwei Migrationsprojekte planen

Ein weiterer Aspekt, der oft unterschätzt wird, ist, dass es sich bei der Migration eigentlich um zwei Umstellungen handelt. Erstens muss die Datenbank auf eine SAP-In-Memory wechseln und zweitens müssen die alten SAP Applikationen ausgetauscht oder angebunden werden. Der Kunde tauscht beispielsweise seine Oracle-Datenbank oder sein IBM DB2 gegen die SAP-HANA-In-Memory-Datenbank. Danach geht es darum die „alten“ SAP-Applikationen – sei es die Finanzanwendung FI CO, das Materialmanagement-Modul MM oder die Personal-Lösung HR – mit Anwendungen aus der neuen S/4HANA-Application-Suite zu tauschen. Letzteres ist keine einfache Migration, sondern durchaus schwierig für den Kunden, weil viele Prozesse im alten Umfeld auf das Unternehmen abgestimmt sind. Irgendwie muss mit jeder Menge Custom Code umgegangen werden, der beispielsweise in ABAP oder Java geschrieben wurde.

3. Brownfield oder Greenfield?

Neben der generellen Planung stellt sich für die Umstiegs-Interessenten noch eine wichtige Frage: Welches ist der richtige Weg für die Migration auf SAP S/4HANA? Ist der Brownfield-Ansatz oder doch der Greenfield-Approach der richtige? Beide Methoden liegen bei den Unternehmen Kopf an Kopf. Beim Brownfield-Ansatz werden die Prozesse und Daten in SAP S/4HANA übertragen und evolutionär angepasst und verbessert. Vorteile sind, dass das Risiko und der Änderungsumfang meistens geringer sind. Die bestehende Prozesslandschaft bleibt vorerst erhalten und wird, soweit möglich, Schritt für Schritt in den S/4HANA-Standard überführt.

Beim Greenfield-Ansatz wird auf der grünen Wiese programmiert.
Beim Greenfield-Ansatz wird auf der grünen Wiese programmiert. Quelle: iStock / GaudiLab.

Hier liegt der Vorteil darin, dass Unternehmen so erstmal ihre ganze Prozesslandschaft aufräumen müssen und so alten Ballast loswerden. Aber bei null anzufangen braucht dafür um einiges mehr Zeit, weil die komplette Struktur neu aufgesetzt und implementiert werden muss.

Schauen Sie also Ihre Datenbank an: Enthält diese viele Altlasten oder ist diese noch recht geordnet und übersichtlich? Wenn Sie viele Altlasten im System haben, sollte Sie es für die optimale Nutzung des späteren HANA-Systems aufräumen. Hier bietet sich der Greenfield-Ansatz an, da durch die Neuprogrammierung die bestehenden Dateien alle angeschaut und demnach aussortiert werden müssen. Wie sieht es mit dem bisherigen System aus: Arbeiten Sie schon mit einem SAP ERP-System oder müsste alles umgestellt werden? Wenn Sie schon ein SAP-System nutzen, können Sie sich getrost dem Brownfield-Ansatz widmen. Muss erst das System gewechselt werden, ist ein Greenfield-Ansatz zu empfehlen.

4. Genügend Zeit einplanen:

Egal welcher Implementierungs-Ansatz, der Prozess braucht Zeit. Vielfach stellte sich im Laufe des Umstiegs raus, dass die Implementierung aufwendiger ausfiel als zuerst gedacht. Daher sollten Unternehmen früh genug in die Planung gehen und überlegen, welche strategischen Themen sie durch S/4HANA unterstützen und wo sie Mehrwerte generieren möchten. Aber nicht nur über den Prozess sollten sich vorher Gedanken gemacht werden, auch um die Beteiligten. Für eine erfolgreiche Migration sollten von Anfang an alle Betroffenen mit ins Boot geholt und am gesamten Prozess der Implementierung beteiligt werden – vom Testen bis zur Dokumentation. So wird garantiert, dass nach der Implementierung alle mit dem neuen System klarkommen und das Potenzial der neuen Prozesse und Screens voll ausschöpfen können.

5. Geeigneten Partner suchen

Die Hilfe rund um SAP S/4HANA steigt. Immer mehr Unternehmen (Hier könnte ein Link zu Axians eingebaut werden) spezialisieren sich auf die Implementierung und stehen Interessenten beratend zur Seite. Eine Hilfe, die nicht unterschätzt werden sollte.

Externe Partner werden bei solch einem Projekt immer empfohlen.
Externe Partner werden bei solchen Projekt empfohlen. Sie bringen den Blick von außen mit. Quelle: iStock / Laurence Dutton.

Die Berater haben die Erfahrung, den neutralen Blick von außen und die Ressourcen, um zum Beispiel das jetzige System zu begutachten und eine Strategie vorzuschlagen. So können Unternehmen noch mal viel Zeit und Komplexität sparen.

Fazit:

Der Umstieg auf SAP S/4HANA stellt für jedes Unternehmen eine Herausforderung dar. Wer diese meistern will, braucht eine eigene Transformations-Roadmap. Basierend auf der Unternehmensstrategie und dem technischen Bedarf müssen dafür Prozesse, Organisationsstruktur, und die vorhandene Systemumgebung berücksichtigt werden. Der Umstieg auf SAP S/4HANA ist der Schlüssel zu neuen Geschäftsmodellen und mehr Effizienz in den Prozessen. Wenn Sie in Zukunft zu den Profiteuren der Digitalisierung gehören wollen, dann kommen Sie um den Wechsel auf S/4HANA nicht herum.

 

Bildquelle: pexels.com/fauxels

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