Tipps für CIOs: Der Weg aus der Schatten-IT

Die Zahl der Cloud-Dienste, die Ihre Mitarbeiter inoffiziell nutzen, steigt und steigt. Den Überblick über die eingesetzten Tools zu behalten, ist schwer und die Befürchtungen über negative Auswirkungen macht Ihnen Sorgen. Wie Sie Schatten-IT in Ihrem Unternehmen effektiv bekämpfen und auf ein Minimum reduzieren, erfahren Sie hier in diesem Artikel.

Was viele nicht wissen: Pro Unternehmen werden im Schnitt ganze 987 Cloud-Dienste genutzt. Und das auch noch parallel zu den offiziell eingesetzten Applikationen. Daten von CASB-Anbietern belegen es. Besorgniserregend ist die Tatsache, dass etwa drei Viertel der Entscheider überhaupt nichts über ihre eigene Schatten-IT wissen, ganz zu schweigen vom weitverbreiteten redundanten (und oft kostspieligen) Einsatz verschiedener Cloud-Storage-Services.

987 Cloud-Dienste werden im Durchschnitt durch Unternehmen genutzt.

Die Mitarbeiter haben wahrscheinlich nicht mal Schlechtes im Sinn. Sie wollten lediglich Prozesse beschleunigen oder neue Ideen zügig umsetzen, um, angesichts vom großen Wettbewerbsdruck, mit der technologischen Entwicklung mithalten zu können. Jedoch ist eine Schatten-IT – die Nutzung von Anwendungen neben der offiziellen IT-Infrastruktur – eine Gefahr für das Gesamtunternehmen.

CIOs sollten das Thema ernst nehmen, denn die Schatten-IT verstößt oft nicht nur gegen Compliance-Bestimmungen, sondern ebenfalls gegen die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU. Unternehmen können leicht ihre Chancen bei der angestrebten Digitalisierung verspielen. Doch CIOs werden Ihre Ziele nur mit einer transparenten Systemlandschaft erreichen.

Hier zeigen wir Ihnen praktische Tipps und Wege, wie Ihr Unternehmen aus der Schatten-IT kommt.

Mit 5 Schritten aus der Schatten-IT

Sind (vorübergehend) fehlende Ressourcen im Unternehmen der Ursprung allen Übels? In der Praxis kommt Schatten-IT oft vor, wenn es der eigenen IT-Abteilung entweder an Personal oder andere Ressourcen fehlen, um die Fachabteilungen kompetent und zügig zu unterstützen. Die Effizienz und auch die Sicherheit Ihres Unternehmens sind in Gefahr und Sie erfahren nicht mal etwas davon.

Das Thema Sicherheit bei der Nutzung von Cloud-Services ist enorm wichtig, da sich beim Aufsetzen dieser Systeme in der Regel niemand Gedanken über ihre Weiterentwicklung gemacht hat, ebenso wenig über ihre Ausfall- oder Datensicherheit.

1. Was Sie als allererstes tun sollten, ist Inventur führen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die eigene Hardware- und Software-Infrastruktur. Damit entdecken Sie potenzielle Gefahrenquellen. Welche Cloud-Services nutzen Ihre Mitarbeiter? Wo lauern Risiken?

Ein großer deutscher Flughafen hat sich genau diesen Fragen gestellt und ist das Thema Schatten-IT angegangen. Ziel war die Minimierung der Gefahr von unkontrolliertem Datenabfluss und die Synergieeffekte einer integrierte Cloud-IT in Zukunft nutzen zu können.

Inventur führen ist der erste Schritt beim Weg aus der Schatten-IT.
Inventur führen ist der erste Schritt beim Weg aus der Schatten-IT. Quelle: iStock/AhLamb

Das Ergebnis der Analyse: 1.700 Cloud-Services wurden gefunden, genutzt von 3.800 Anwendern. Dazu der redundante Einsatz verschiedener Cloud-Storage Services. Mit einer solchen Datenbasis haben Sie nun die notwendige Klarheit, um die jetzt und in Zukunft anstehenden Cloud-Aktivitäten solide auf Kurs zu bringen.

2. WORKSHOP FÜR IHRE MITARBEITER

Mitarbeiter brauchen das richtige Werkzeug.
Mitarbeiter brauchen das richtige Werkzeug. Quelle: iStock/vadimguzhva

Vielen Mitarbeitern ist nicht bewusst, dass ihr eigenes Tool als Schatten-IT gilt.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab und erläutern Sie mit diesen zum Beispiel die Analyse-Ergebnisse.

Der erwähnte Flughafen entschied sich zum Beispiel für eine Konfrontation via eines „Schatten-IT Workshops“, um das Personal über das Thema zu informieren.

Der beauftragte Dienstleister setze – nach strengen Vorgaben des Betriebsrats – moderne Tools ein und so erhielt die IT-Abteilung Transparenz über alle genutzten Cloud-Services der Teams, Wildwuchs von Cloud-Apps wie z.B. Mail-Accounts mit eigenem Online-Speicher oder auch Consumer-Portalen von Instagram bis Vimeo inklusive. Vielen war die Gefahr nicht bekannt. Aber wie es so schön heißt: Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung.

3. GENERALÜBERHOLUNG

Warum greifen Ihre Mitarbeiter auf andere Anwendungen zu? Weil die vorhandenen nicht ihren Anforderungen entsprechen. Die Folge: Ihre Mitarbeiter warten sehnsüchtig auf Systeme, die nicht so schnell von der IT-Abteilung bekommen und entschließen sich für selbstgestrickte Lösungen. Binden Sie also Ihre Mitarbeiter ein. Fragen Sie diese, was für Applikationen sie benötigen und was sie an den Bestehenden stört. Danach sollten Sie nach dem Ergebnis der Umfrage handeln: Ersetzen Sie veraltete oder unzureichende Cloud-Applikationen oder Dienste. Dabei entsteht auch ein Vorteil für Sie selbst, denn die Integration und Automatisierung spart in Zukunft Geld und sorgt für mehr Sicherheit.

4. PASSENDE IT-ROADMAP

Diese ganzen Schritte, um die Schatten-IT auf ein Minimum zu reduzieren, müssen gut geplant werden. Gerade bei größeren Unternehmen muss eine Roadmap erstellt werden, um mit der großen Analyse und der Vielzahl an Antworten der Mitarbeiter nicht überfordert zu sein.

Die Case Study von einem großen deutschen Airport zeigt, wie essentiell eine geeignete Roadmap war, um zuerst die Cloud-Nutzung zu analysieren und dann die eigenen IT-Services und die Cloud-Anwendungen daraufhin anpassen.

Eine geeignete IT-Roadmap ist essentiell.
Eine geeignete IT-Roadmap ist essentiell. Quelle: iStock/DNY59

Nur so hat das Unternehmen geschafft, effektiv die Skalierung der Wertschöpfung und die Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu unterstützen. Und natürlich auch die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.

5. Partner mit ins Boot holen

Die Schatten-IT aus Ihrem Unternehmen auszumerzen klingt aufwendig und bereitet Ihnen jetzt schon Bauchschmerzen? Denken Sie daran, Sie müssen – und auch oft können Sie – es nicht alleine machen. Mit einem qualifizierten Partner haben Sie jemanden, der Ihnen hilft, eine sinnvolle Roadmap auszuarbeiten und mit Ihnen zusammen die richtige und sinnvolle Cloud-Lösung implementiert. Größere ITK-Anbieter, wie zum Beispiel Axians bringen schon die passende Analyse-Software mit ins Projekt und wissen mit den Ergebnissen eines Schatten-IT Workshops umzugehen.

Nicht nur der Weg aus der Schatten-IT

Sie sollten das Thema Schatten-IT ernst nehmen, wenn Sie potenzielle Gefahren identifizieren und abwehren möchten. Gerade da sich Ihnen durch den Umstieg auf eine einheitliche, passende und moderne Cloud-Lösung nicht nur ein Weg aus der Schatten-IT eröffnet. Die Vorteile eines einheitlichen IT-Systems sind noch viel übergreifender: Die internen Prozesse werden so wieder strukturiert und eingehalten. Ihre Mitarbeiter sind zufriedener und können so länger an das Unternehmen gebunden werden und Sie haben die Infrastruktur-Basis für weitere Digitalisierungsschritte wie eine agile IT, Big Data oder IoT.

 

Bildquelle: pexels.com/Andrea Piacquadio

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