Was hat #smartverwalten mit der Elektromobilität zu tun?
Der Wunsch nach Digitalisierung steigt – auch und vor allem im Bereich der Verwaltung. Bürger:innen wollen für Anträge nicht mehr extra das Haus verlassen, Verwaltungsmitarbeiter:innen sehnen sich nach einem ganzheitlichen digitalen Arbeitsumfeld und auch der Druck seitens des Gesetzgebers nimmt zu. Was smartes Verwalten aber mit Elektromobilität zu tun hat? Das erklärt Felix Ettwein, IT Consultant Public Sector bei Axians Deutschland, in seinem Beitrag.
Bereits am 27.07.2020 hat sich Daniel Riß, Business Area-Leiter Business Applications & Data Analytics bei Axians Deutschland, in seinem Beitrag mit der Frage beschäftigt „Wie wird Deutschlands Verwaltung smarter?“. Zu diesem Zeitpunkt befand sich die Welt aufgrund der Pandemie in einem Ausnahmezustand, was nicht nur in den deutschen Verwaltungen zu einem erhöhten Digitalisierungsdruck geführt hat. Und so stand und steht die Welt vor Herausforderungen oder um es eindeutig zu klassifizieren, es sind Probleme. Probleme gab es früher, gibt es heute und wird es auch in Zukunft geben. Was sich jedoch ändern muss, ist die Herangehensweise.
„Das Problem zu erkennen, ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“
Albert Einstein
Von Seiten des Bundes geht man die Probleme bzw. Herausforderungen der digitalen Transformation deutscher Verwaltungen mit Gesetzen bzw. Gesetzesvorlagen an (OZG, OZG 2.0, eGOV). Das ist per se auch die richtige Idee, jedoch hängen wir weiterhin in der Umsetzungsschleife. Sprich ein wirklicher Boost ist nicht bemerkbar. Diese Erkenntnis ist äquivalent zum Problem nicht neu. Deswegen bediene ich mich hier an den systematischen Ansätzen des Prozessmanagements und adaptiere Haltungen und Denkweisen aus dem Design Thinking.
Hindernisse sind da, um sie zu bewältigen
Doch was hat das mit der Elektromobilität und vor allem #smartverwalten zu tun?
Ähnlich wie die Digitalisierung hat die Elektromobilität gewisse Hindernisse, die sie überwinden muss – mangelnde staatliche Förderungen, zu hohe Anschaffungskosten oder zu geringe Reichweite der Fahrzeuge halten den eMobilitäts-Boom zurück. Betrachten wir ein weiteres Hindernis „die fehlende öffentliche Ladeinfrastruktur“. Selbst wenn wir vom Staat geförderte, günstige mit großer Reichweite versehene Elektrofahrzeuge produzieren, führt die fehlende öffentliche Infrastruktur dazu, dass die Autos nicht geladen werden können. Egal wie gut das Produkt Elektroauto ist, der unvollständige, nicht standardisierte Prozess innerhalb und außerhalb unserer Landesgrenzen ist und bleibt ein Showstopper. Sobald ich keine geeignete Ladesäule finde, bleibt das Auto stehen. Und in vergleichbarer Weise ist es mit der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor. Gesetze und digitale Technologien entsprechen in diesem Vergleich mit der Elektromobilität dem „bezahlbaren, hoch technologischen Elektroauto“. Diese sind jedoch wirkungslos, wenn die Prozesse im Hintergrund nicht passen bzw. unverständlich sind. Beispielsweise wenn das Ladekabel nicht zum Auto passt oder der Prozess des Ladens gar unbekannt ist.
Mit Bezug auf diesen Vergleich ist es im ersten Schritt essenziel, sich ausführlich und strukturiert mit den betroffenen Prozessen zu beschäftigen, diese zu verstehen oder tatsächlich zu identifizieren – das heißt Prozessmanagement zu betreiben. Bevor automatisiert werden kann, steht erst einmal DISCOVER und DESIGN an.
DISCOVER steht für das eigene Verständnis: Das bedeutet zu verstehen, wo starten die Prozesse, wo enden sie, wer ist beteiligt, was sind die Stakeholder, was muss und was kann getan werden, was sind kritische Aufgaben.
DESIGN impliziert die übergreifende Verständnisebene: einen Knackpunkt, der bereits am Anfang von Transformationsprojekte zu überwinden ist, setzt voraus, dass fachliche und IT-Verantwortliche die gleiche Sprache austauschen. Heißt, unterhalten sich zwei Personen über einen Prozess,müssen beide das gleiche Verständnis der Prozessschritte haben, um sich gegenseitig zu verstehen. Modellierungssprachen wie Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) ermöglichen dies, indem Prozessabläufe und Abhängigkeiten visuell eindeutig dargestellt werden. Die visuelle Darstellung eines Prozesses schafft eine klare Sprache zwischen verschiedenen Rollen, mit dem Ergebnis, die Konsenzfindung, was fachlich benötigt und was technisch tatsächlich realisierbar ist, zu beschleunigen zu können. Man denkt Prozesse gemeinsam und stellt sich grundlegende Fragen: Was benötigen wir denn eigentlich an Technologie oder wann ergibt der Einsatz von KI Sinn? Man einigt sich auf ein Design, bevor der „Code“ geschrieben ist:
„If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.“
– Henry Ford
Man muss sich mit Prozessen beschäftigen – nur anders!
Setzt man die digitale Transformation und Prozesse in einem im Volksmund gebräuchlichen Kontext, fallen mit Sicherheit Schlagworte wie Effizienz, schlanke Prozesse, Optimierung, usw. Das hilft mit Sicherheit Industriebetrieben in Bereichen, die auf Effizienz ausgerichtet sind, wie beispielsweise der Automobilproduktion, jedoch nicht der Verwaltung. Denn dort werden keine Massengüter produziert. Und dennoch ist es essenziell, sich mit den Prozessen zu beschäftigen – nur anders.
Hier kommt das Mindset des Design Thinkings zum Tragen. Es ist nicht immer zielführend, das Bestehende ständig besser machen zu wollen und zu optimieren, sondern Prozesse müssen von Menschen auch neu gedacht und neu gemacht werden – sie müssen folglich die Chance, Zeit und Rahmenbedingungen bekommen es tun zu können. Hiernach beteiligt man die Mitarbeiter:innen an der Entwicklung der Prozesse und schafft Verantwortung. Arbeit ist in diesem Mindset als sich wiederholende Prozesse definiert, die jede und jeder im Notfall ausführen kann. Das klingt zuerst nach einem Luftschloss, jedoch stellt das den Grundsatz einer prozessorientierten Verwaltung dar, in der regelmäßige Wechsel, der Monotonie keine Chance lassen.
In der prozessorientierten Verwaltung agieren Arbeiter:innen flexibel in standardisierten, transparenten Prozessen und abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten verschiebt die Silos einer funktionalen Verwaltung in den Aktenschrank im Keller. Hier können sich die Mitarbeiter:innen gegenseitig ausbilden und Prozesse werden von den Menschen gesteuert – und nicht andersrum gemäß dem Motto: wir halten die Prozesse am Laufen, solange wir genug Mitarbeiter:innen finden, die das mitmachen.
Prozessmanagement ist der Motor
Prozesse sind, wie in den obigen Absätzen beschrieben, der Schlüssel zu neuartiger Flexibilität, modernen Arbeitsweisen und einem zukunftsgerichteten Verwaltungshandeln. Prozesse sind das Fundament, um sinnvoll zu digitalisieren. Sinnvolle Digitalisierung bedeutet in unserem Verständnis, Digitalisierung und Nachhaltigkeit mittels Prozessmanagement/-design zu vereinen.
Wir beschäftigen uns mit den Prozessen, setzen Technologie an der richtigen Stelle im richtigen Umfang an und schaffen Nachhaltigkeit in Bezug auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter:innen (soziale Nachhaltigkeit) und die Umwelt (ökologische Nachhaltigkeit).
Wir als Axians decken das gesamte Vertikal „Kommune“ ab. Manche Themen müssen isoliert durch Expert:innen angegangen werden, jedoch sehen wir Prozessmanagement als Motor, Treiber und Bindeglied für eine durchgängige Digitalisierung.
Um zurück auf die Frage zu kommen, was #smartverwalten mit Elektroautos zu tun hat: Gemeinsam bauen wir die Elektroautos (alle, gemäß Abbildung 1), sorgen dafür, dass diese sicher sind (IT Security), einfach zu bedienen (INFOMA), uns zuverlässig Informationen zu unseren Reisen liefern (IKVS), gewartet werden (PCO), und letztlich korrekt entsorgt werden (Athos, eWaste) – und das mit eindeutigen Prozessen und Zugriffen auf eine zuverlässige Ladeinfrastruktur (#smartverwalten).
Fazit
Die oben genannten Erläuterungen und Vergleiche verdeutlichen, dass Prozesse ganzheitlich gedacht werden müssen und nicht bei einzelnen Abteilungen, Verantwortungsbereichen oder Branchen enden. Und hierzu gehört im dringenden Maße auch die digitale Verwaltung. Die Etablierung eines operativen Ablaufs und Schaffung von Strukturen für ein strategisches Prozessmanagement bilden dabei die Grundlage für ein erfolgreiches Smart Government. Dennoch lässt sich eine vielschichtige Organisation wie eine kommunale Verwaltung nicht von heute auf morgen verändern. Es braucht Mut, Ausdauer und nicht nachlassende Motivation für eine konsequente Umsetzung der digitalen Verwaltung. Die #Verwaltungsperformer der Axians beraten und unterstützen Sie deshalb gerne bei all Ihren Prozessen.
Quelle Titelbild: Adobe / Deemerwha studio.
