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Wissensmanagement und Datenstrategien sind so wichtig wie nie

Unternehmen leben von den Informationen und vom gesammelten Wissen ihrer Beschäftigten. Mit allen oder vielen von ihnen im Homeoffice ist das Wissensmanagement in der Krise zu einer größeren Herausforderung geworden. Ohne Tools und geeignet Strategien geht es dabei nicht.

Wie sagt man so schön: Wissen ist Macht. „Nicht Wissen ist Macht, sondern Wissensmanagement“, ist die Antwort von Daniel Weiß in dem Xing-Forum Human Resources. Er zitiert da auch Albert Einstein mit den Worten „Wissen heißt, wo es geschrieben steht“. Auf Unternehmen übertragen, müssen die Verantwortlichen auch nicht alles wissen. Aber sie müssen wissen, wen sie fragen können, oder wie die benötigten Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Denn hier heißt es: Wer sucht, der findet. Die Suche nach Informationen ist heute wegen der vielen unstrukturierten und semistrukturierten Daten aber schwerer denn je. Die Coronapandemie und die damit verbundenen Lockdowns mit vielen, wenn nicht allen Mitarbeitenden im Homeoffice haben das Zusammentragen und das Suchen nach relevanten Informationen zu einer noch größeren Herausforderung gemacht.

Umfrage zu Wissens- und Informationsmanagement

Das hat laut Industry of Things auch eine Umfrage des auf Benchmarking, Prozess- und Performanceverbesserung spezialisierten Marktforschungsunternehmen APQC (American Productivity & Quality Center) ergeben. Es hat dazu 200 Wissensmanagement- und IT-Führungskräfte europäischer und nordamerikanischer Unternehmen befragt, um zu erfahren, inwieweit die Notwendigkeit eines Wissens- und Informationsmanagement seit Corona-Beginn zugenommen hat. 81 Prozent der Befragten gaben an, dass die Belegschaft ihres Unternehmens mehr auf Wissens- und Informationsmanagement angewiesen ist als vorher. 58 Prozent sagten, dass das Suchen und Nicht-Finden von arbeitsrelevanten Informationen sich stärker auf wichtige Geschäftskennzahlen auswirken als vor der Pandemie.

25 Prozent der Befragten sprachen von einem Gewinn, wenn Informationen nicht auffindbar sind. Fast zwei Drittel sagten auch, dass die Produktivität der Beschäftigten erheblich darunter leiden könnte.  Die Frustration bei der Suche übertrage sich auch auf die Kunden, wenn Vertriebs- und Servicekräfte wegen fehlender Informationen nicht in der Lage sind, ihre Anfragen zu beantworten. Viele Unternehmen sind sich dessen wohl bewusst, denn drei Viertel der Befragten sehen es als ein wichtiges bis sehr wichtiges Ziel an, Informationen auffindbar zu machen. Aber für viele ist das eben nicht so leicht, ein Dilemma, das sich in der Krise eben noch verstärkt hat.

Unternehmen haben zwar viel in ERP-, CRM- und SCM-Systeme und Tools wie Business Warehouse und Business Intelligence investiert, aber verstärktes Homeoffice erfordert darüber hinaus auch eine Strategie für den Bereich Informations- und Wissensmanagement.

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Eine Strategie für den Bereich Informations- und Wissensmanagement wird durch verstärktes Homeoffice immer erforderlicher (Quelle: Adobe Stock / tadamichi).

Problemfall unstrukturierte und semistrukturierte Daten

Man denke nur an die vielen Online-Meetings über Tools wie Microsoft Teams oder Cisco WebEx, die möglicherweise verloren gehen, weil die dort ausgetauschten Daten und Informationen sich eben nur schwer in durchsuchbare Text oder Tabellenform beziehungsweise in ein Datenbankmodell pressen lassen.

Was strukturierte, unstrukturierte und semistrukturierte Daten sind, ist je nach Quelle nicht ganz eindeutig. Die Berliner Levity AI GmbH nennt als Beispiel für strukturierte Daten unter anderem Kundennamen, Telefon- und Sozialversicherungsnummern und Transaktionsinformationen, als Beispiele für unstrukturierte Daten Dokumente, E-Mails und andere Nachrichten, Aufzeichnungen von Konversationen, Bilddaten und Umfragen mit offenem Ausgang, als semistrukturierte Server-Logs, durch Hashtags organisierte Tweets und nach Ordnern sortierte E-Mails. Mit der Digitalkamera aufgenommene Bilddaten können aber auch als semistrukturiert gelten, weil sie in der Regel auch Metadaten wie Aufnahmedatum, Einstellungen und Motiv enthalten.

Unstrukturierte und semistrukturierte Daten mit solchen Metadaten anzureichern ist ein ganz wichtiger Schritt hin zu Big Data Analytics und für die weitere Auswertung und Nutzung dieser Daten. Wie das Beispiel automatische Motiverkennung, etwa in Form der in Chinas Überwachungsstaat schon sehr weit fortgeschrittene Gesichtserkennung, zeigt, lassen sich statische und bewegte Bilder KI-gestützt auch in semistrukturierte oder gar strukturierte Daten überführen.

Axians hilft Unternehmen mit dem Geschäftsbereich Business Applications & Data Analytics, ihren Datenschatz auszuheben und einer sinnvollen Nutzung zuzuführen. Ebenfalls im Portfolio sind auch Lösungen und Beratung mit Blick auf den Digital Workspace und Managed Services, um Unternehmen etwa auch so wichtige Themen wie die IT- und Netzwerk-Sicherheit abzunehmen.

Quelle Titelbild: Adobe Stock / magele-picture

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