Dank digitalisierter Buchhaltung mehr Zeit für das wirklich Wichtige

Die digitalisierte, automatisierte Buchhaltung – weg vom alten Papierkram und selten gepflegten Excel-Listen – schafft mehr Ordnung und Zeit für das eigentliche Geschäft. Das zeigt auch dieser Vergleich drei beliebter Softwareprogramme.

Der Monatsabschluss raubt Hans G. den letzten Nerv und sein wohlverdientes Wochenende. Er hasst es, sich wieder durch Papierberge und Akten zu wühlen. Sein Nachbar, so wie er Inhaber eines Handwerkbetriebs, liegt dagegen schon wieder am Pool. Dabei hat der doch auch niemanden für die Buchhaltung. Wie macht der das bloß? Eines Abends beim gemeinsamen Grillen fasst er sich ein Herz und fragt den Nachbar. Der erzählt ihm etwas von Buchhaltungssoftware und wie er damit so viel Zeit für sich gewonnen hat, dass ihm am Pool nebenbei eine neue Geschäftsidee eingefallen ist.

Damit so eine Geschäftsidee, Basis jeder erfolgreichen Unternehmensgründung, auch trägt, ist es ganz entscheidend, alle Kennzahlen im Blick zu haben, allen voran die für die Finanzen. Aber vielen Kleinunternehmern, Selbständigen, Startups und Freiberuflern fehlen laut t3n oft die Kenntnisse für eine effektive, steuerrechtlich ordnungsgemäße Buchführung und Steueroptimierung. Wenn solche Potenziale nicht erkannt werden, ist das verschenktes Geld. Wie t3n betont, lassen sich durch die Umstellung zum papierlosen Büro Einsparungen von bis zu 40 Prozent erzielen.

Mit einer Software wird die Buchhaltung sehr viel einfacher und übersichtlicher. Solche Programme gibt es schon lange. Der Trend geht heute aber zu Webanwendungen, die sich per App auch bequem vom Mobilfunkgerät aus nutzen lassen und auch automatisierte Abläufe erlauben. Das erklärt, warum der Nachbar von Hans G. dauernd am Pool liegen kann, statt die Buchhaltung in seinem Büro zu erledigen.  

Drei Einsteigerprogramme im Vergleich

Wir haben uns einige Anbieter für Buchhaltungssoftware einmal genauer angesehen und möchten drei Anbieter vorstellen, die gerade für KMU, Startups, Freiberufler und Kleinunternehmen geeignet sind. Sie alle überzeugen mit digitalem Belegmanagement, einer intuitiven Bedienung, einer Cloud-basierten Software und guten Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen etc. Sie alle bieten samt Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sowie mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auch die vorbereitende Gewinnermittlung für Steuerkanzleien, Schnittstellen zu DATEV und ELSTER (Elektronische Steuererklärung) nicht zu vergessen.

Ein günstiger Einsteiger ist mit 8,- Euro im Monat ausgerechnet ein Produkt von der odacer finanzsoftware GmbH, das dem Namen nach erstmal tatsächlich an alten Papierkram erinnert. Das günstige Programm mit dem Zusatz Pro+ und „Buchhaltung neu gedacht“ erfüllt als so zertifiziert bereits alle Anforderungen an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoDB.

Eine mobile App bietet unter anderem auch die Möglichkeit der Zeiterfassung sowie Übersichten über Einnahmen, Rechnungen und Belege. Mit der Note 2,1 ist das Programm sogar auf Platz 5 der Vergleichsliste von Fuer-gruender.de gelandet. Ob es am günstigen Preis liegt?

Ein anderer, vor allem bei KMU und Startups beliebter, günstiger Einsteiger ist Fastbill Starter für 8,99 Euro im Monat. In dem Softwarevergleich ist aber Fastbill Plus für 26,90 Euro im Rennen und mit der Note 2,3 nur auf Platz 7 gelandet. Mit Modulen für Angebote & Rechnungen, Buchhaltung & Belege sowie Finanzen & Kunden deckt Fastbill Plus ein breites Spektrum ab und gewährt es 5 Bank- und 5 Benutzerkonten.

Im Paket enthalten ist die automatische Belegerkennung, die mobile Belegerfassung sowie eine unbegrenzte Beleg- und Dokumentenverwaltung. Bei Freiberuflern und Unternehmensgründern ebenfalls sehr beliebt ist Billomat, das es in der Solo-Version schon für ab 6,- Euro pro Monat gibt.

Hier handelt es sich um eine 1-Benutzer-Lizenz, die im Fokus von Kleinunternehmern genutzt wird.Im Paket enthalten sind eine unbegrenzte Zahl von Dokumenten, Kunden, Artikel und Vorlagen sowie Tools für Abo- und Stornorechnungen, Zahlungserinnerungen, Eingangsrechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und vieles mehr. Eine mobile App ist natürlich auch vorhanden.

Mindestanforderungen und Fazit

Welches Programm jeweils das Richtige ist, das muss jeder für sich entscheiden und hängt natürlich auch von den jeweiligen Anforderungen ab. Laut t3n sollte eine Buchhaltungssoftware zumindest folgende Features enthalten:

• Programmassistent zum Einlesen und automatisierten Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Einhalten der gesetzlichen Vorgaben bei der Belegverwaltung
• Automatische Berechnen und Überprüfen von Angaben
• Funktionen für Kleinunternehmen, um zum Beispiel Umsatzhöchstgrenzen einhalten zu können
• Korrekte ELSTER-Schnittstelle für Umsatzsteueranmeldungen
• Intuitive Bedienbarkeit und übersichtliches Design
• Zuverlässiger Kundensupport

Soweit scheinen alle drei genannten Produkte, Papierkram Pro+, Fastbill Plus und Billomat Business, die genannten Mindestanforderungen an eine Buchhaltungs- und Finanzsoftware zu erfüllen. Ein genauerer Vergleich kann mehr zur Entscheidungsfindung beitragen. Aber jede webbasierte Software ist allemal besser geeignet als die alte Zettelwirtschaft und spart zudem viel Zeit, Zeit, die der Nachbar von Hans G. gerne am Pool verbringt.

Quelle Titelbild: iStock / anyaberkut