Wie Sie mit Prozessmodellierung die digitale Transformation beschleunigen
Mit steigendem Druck von allen Seiten kommen Unternehmen heute gar nicht darum herum, ihre Abläufe zu optimieren und zu automatisieren. Prozessmanagement und Prozessmodellierung sind der Schlüssel dazu, und Nintex hat ihn als führender Anbieter in der Hand.
Strategie- und Ablaufpläne gab es schon verhältnismäßig früh in der Business-Welt. Meist waren sie aber von oben vorgegeben und somit unverrückbar oder rein statisch. Dass sich Prozesse und Workflows modellieren oder schematisch abbilden lassen, um sie dynamisch anpassen und automatisieren zu können, ist relativ neu. Ob unter Business Process Management (BPM), Modelling (BPM), Reengeniering (BPR) oder Automation (BPA) zusammengefasst, hat das Thema viele Facetten und Namen. Aber wenn es nach einem neuen Schlagwort und dem Ziel moderner Unternehmen geht, ein Business Process Center of Excellence aufzubauen, gibt es kaum einen besseren Partner als Nintex.
Abbildung aller Prozesse über die Cloud
Wir, als Nintex, haben mit unserer Lösung Promapp für die cloud-basierte Abbildung aller Prozesse und mit den erweiterten Nintex & K2 Komponenten für die Low-Code-Prozessautomatisierung nicht nur eine der marktführenden Prozessplattformen weltweit. Wir verfügen auch über die nötige Erfahrung und tiefgreifendes Know-how, was die verschiedensten Prozesse und Anforderungen der Unternehmenskunden angeht. Zudem bietet die Nintex & K2 Software für Low-Code-Prozessautomatisierung das beste aus zwei Welten: Onpremise und Cloud. Auch hybride Szenarien können so abgebildet werden.
Einer der größten Pain Points unserer Kunden ist, dass die Prozesse und Workflows der Geschäftsleitung und den Führungskräften in den Fachabteilungen oft gar nicht genau bekannt und definiert sind. Wenn man die Prozesse aber als Assets versteht und wie bei einer Vermögensaufstellung auch so erfasst, ist der erste Schritt getan, um sie in ein methologisch dokumentiertes Rahmenwerk zu gießen und mit einer Plattform, wie wir sie bieten, zu optimieren und zu automatisieren.
Was einer Prozesskultur oft im Wege steht
In vielen Fällen steht dem Aufbau einer Prozesskultur jedoch auch im Wege, dass die Abteilungen und die Beschäftigten nicht so recht mitziehen wollen. Zum Teil liegt das auch daran, dass sich Einzelne nicht in die Karten schauen lassen wollen, was sie im Büro oder wie in Coronazeiten daheim den ganzen Tag über machen. COVID-19 und Homeoffice haben vielen Unternehmen erst bewusst gemacht, wie wichtig es ist, die Prozesse zu optimieren.
Fehlt es aber von der Spitze bis in die Geschäftsbereiche an einer gemeinsamen Vision und wird die Belegschaft nicht von Anfang an einbezogen, kann leicht der Eindruck entstehen, dass Prozessmanagement etwas Abgehobenes oder ein exklusiver Club von wenigen Eingeweihten ist.
Prozessmanagement geht aber alle etwas an. Allen voran ist es im Interesse der Geschäftsleitung und der C-Level-Verantwortlichen. Der wachsende internationale Wettbewerbsdruck zwingt sie heute immer mehr, die Prozesse zu verbessern und ineffiziente Abläufe über Bord zu werfen so wie auch die vielfach redundant gelagerten Daten. Diese gelten zwar heute als das neue Öl, aber um sie wirklich nutzbar zu machen, das heißt, den Datenschatz ausheben und einer höheren Wertschöpfung zuführen zu können, kommen Unternehmen gar nicht um neue, intelligentere Technologien und Prozesse herum. Das macht sich auch in den wachsenden Anfragen bei Nintex bemerkbar.
Warum überhaupt Prozessmanagement und wer soll es leiten?
Manche Unternehmenskunden denken schon in Prozessen und haben entsprechende neue Stellen wie Process Improvement Lead oder Head of Operational Excellence geschaffen oder sogar jemandem aus der Geschäftsführung die Leitung für die Umsetzung übertragen. Aber in den meisten Fällen gibt es gar keinen Prozessverantwortlichen oder Business Process Owner. Viele Unternehmen haben auch das Problem, dass die Geschäftsprozesse sich schneller verändern, als sie sie erfassen können, dass sie gar nicht messbar sind und keine Strategie dahintersteht. Nicht minder problematisch ist, wenn es Prozesse und eine entsprechende Strategie gibt, sich aber Viele gar nicht daran halten.
Aber warum sollten Unternehmen überhaupt auf Prozessmanagement und -modellierung setzen? Einen Teil der Antworten geben die Umfrage- und Studienergebnisse führender Marktforschungsinstitute. Diese zeigen eine deutliche Zunahme der Betriebe, die sagen, dass BPM-Methoden und -Technologien stark bis sehr stark zur Verbesserung ihrer Effizienz, Anpassungsfähigkeit und Kundenzufriedenheit beigetragen haben: Lag die Zahl 2017 noch bei 65 Prozent, waren es 2019 schon 72 Prozent der Befragten. Gartner’s Leaders Toolkit für BPM zufolge sehen 80 Prozent der Unternehmen in BPM einen größeren Wert und Wettbewerbsvorteil als in ERP, CRM oder SCM. 80 Prozent der Unternehmen denken allerdings, dass Prozessmanagement in ihrem Betrieb nicht gut genug verstanden und adressiert wird, zeigt eine Studie der Association for Intelligent Information Management (AIIM).
Komplexität hemmt, Promapp besticht durch Ease of Use
Zum guten Teil liegt das sicherlich auch an der Komplexität der meisten Systeme und Lösungsansätze. Promapp besticht dagegen wie alle Nintex-Lösungen durch die Einfachheit und große Benutzerfreundlichkeit. Was Promapp zum Beispiel von anderen Produkten für die Prozessmodellierung unterscheidet, ist der weitgehende Verzicht auf die sonst übliche Entscheidungsrate. Denn der mögliche Lösungspfad ist nach dem booleschen Entweder-oder-Prinzip hinter jedem der vorher definierten Kernprozesse bereits hinterlegt und ausreichend dokumentiert. So lässt sich zum Beispiel definieren, dass Bezahlvorgänge ab einer Summe von 1.000 Euro oder bestimmte Entscheidungen immer von der Geschäftsleitung oder der nächsthöheren Instanz abgezeichnet werden müssen.
Vor allem verstehen wir es, die Belegschaft bei der Abbildung und Automatisierung von Prozessen nicht außen vor zu lassen, sondern durch kollaborative, intuitive Lösungen wie Promapp einzubinden. Und das macht Promapp zur leistungsstärksten Lösung für die Modellierung und das Management von Geschäftsprozessen am Markt.
Die intuitiven BPM- und Workflow-Lösungen von Nintex machen es auch für weniger Erfahrene ein Leichtes, selbst komplexere Prozesse zu entwerfen und sich da zurechtzufinden. Wichtige Bausteine für den Aufbau einer eingangs angeschnittenen Prozesskultur oder besser Culture of Processes Excellence mit Beteiligung aller Mitarbeitenden sind auch Echtzeitfeatures wie Feedback und Collaboration über die Cloud. Mit der Prozessexzellenz auf einen Blick lässt sich auch ganz schnell Verbesserungspotenzial ausmachen. Dazu bieten wir auch Optimierungstools. Was die Eingabe und die Bedienung angeht, orientieren wir uns so wie bei unseren Automatisierungslösungen an der Low- oder No-Code Automation. Dass heißt, dass die User alle Vorgänge übersichtlich auf einem Dashboard sehen und mit einem Klick einfach aufrufen oder per Drag & Drop verschieben können. Diese Ease of Use ist eben einer unserer ganz großen USPs.
McDonald’s und St John, zwei Use Cases von Down Under
Das sehen auch viele unserer Kunden so. Einer der namhaftesten und größten ist sicherlich McDonald‘s. Die fast weltweit vertretene Nummer 2 der Franchisegeber ist mit 19,2 Milliarden Dollar Umsatz, über 39.000 Standorten und 205.000 Mitarbeitenden immer noch die international erfolgreichste Fastfoodkette. In Neuseeland, Schauplatz der von mir hier beschriebenen zwei Success Storys für Nintex Promapp, hat das Unternehmen 1976 Fuß gefasst. Seitdem ist die Zahl der Restaurants mit dem unverkennbaren geschwungenen gelben M in dem Inselstaat auf jetzt über 160 gestiegen. Bei dem Projektbeginn waren es noch 152 und über eine Million Kunden pro Jahr, die sich bei McDonald’s die Tür in die Hand gaben. Die HR-Abteilung in Auckland suchte für die landesweit rund 9.000 Beschäftigten nach einer Lösung, um die Franchisenehmer und Manager in Personalfragen zu unterstützen. Auf Empfehlung seiner HR-Beratung hat sich McDonald’s New Zealand für Nintex Promapp entschieden. Wie McDonald’s HR Consultant Josephine Knowles erklärte, hatte man zwar schon eine Lösung für die Personalverwaltung, aber keine dedizierten Prozesse dahinter. „Bei der Evaluierung der Optionen wussten wir, dass es simpel sein musste – unsere Leute in den Restaurants würden keine Prozessmanagementsysteme nutzen, wenn sie nicht durch und durch benutzerfreundlich sind“, so Knowles.
Als einen weiteren großen Vorteil von Promapp beschreibt sie, dass die Prozesse und Dokumente stets auf die verschiedenen Phasen der jeweiligen Situation in den Arbeitsverhältnissen abgestimmt sind. „Wenn zum Beispiel ein Brief erforderlich ist, kann der Restaurantmanager klar sehen, welcher Brief auf den jeweiligen Prozess ausgerichtet, was ihm das Leben erleichtert und Verwirrung vermeidet.“ Mit Promapp sind zudem alle Prozesse immer up-to-date online verfügbar. Damit nichts verlorengeht, wird jede vorhergehende Version automatisch in einem Änderungsprotokoll (change log) gespeichert. Ursprünglich nur als Tool für das HR-Beziehungsmanagement gedacht, kam man bald zu dem Schluss, dass sich Nintex Promapp auch für weitere HR-Aufgaben eignet. Das reicht zum Beispiel vom Abbilden von Fehlzeiten bis zu informellem Coaching, wie Knowles sagte.
Die zweite Success Story, die ich hier beschreiben möchte, ist die Fernbetreuung von St John, Neuseelands größtem Anbieter von Ambulanz- und Ersthilfediensten. Die Telecare Division hatte vorher vier Regionalstellen zu einer zusammengefasst, was zu Unstimmigkeiten im Unternehmen führte.
Die bisherigen Prozesse waren auch nie auf dem neuesten Stand und in Echtzeit verfügbar, was eben darin mündete, dass Vieles nicht rund lief in der Telefonfürsorge. St John hat daher erkannt, dass es erforderlich war, einheitliche Prozesse aufzusetzen und konsistente Kundenerlebnisse zu schaffen, um die bestmögliche Versorgung gewährleisten zu können. Es galt, die Prozesse zu vereinheitlichen und für das Tagesgeschäft zusammenzuführen sowie das Recruiting und die Ausbildung von Mitarbeitenden zu verbessern. St John war daher auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen Lösung, um alle relevanten Prozesse zu dokumentieren und abbilden zu können. St John hatte in anderen Bereichen schon erfolgreich mit Promapp gearbeitet und die Software daher auch für die Telemedizin gewählt. Genauer hat man sich für die einfach zu bedienende Version als Online-App für Tablets entschieden, um die rund 60 Fachkräfte bei ihrer Arbeit zu unterstützen.
Die visuelle Prozessmanagement-Plattform hat sofort alle betrieblichen Anforderungen erfüllt und sich ganz schnell bezahlt gemacht. Um die Migration zu Promapp voranzutreiben, hat St John intern drei Promoter ernannt, die auch beigetragen haben, das System zu testen und auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Und so vergingen nur sechs Monate, bis es weithin im Einsatz war. Alle Angestellten haben nun stets up-to-date von überall und zu jeder Zeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und Prozesse. Promapp hat auch die Transparenz über die Arbeitsabläufe und die telefonische Betreuung verbessert und somit auch die Customer Experience der Hilfesuchenden. „Nintex Promapp hat es ermöglicht, unsere Prozesse zu einem lebendigen, integralen Bestandteil unseres Geschäftsbetriebs zu machen“, zitiere ich hier zum Schluss William Hughes, den National Telecare and Home Health Manager von St John in Neuseeland.
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