E-Rechnung verbindet CFO und CIO

Die E-Rechnung verbindet steuerliche Verantwortung mit Systemverantwortung: Carlos Mercuriali, General Manager Europe bei Vertex, ordnet dem CFO die Richtigkeit steuerlicher Meldungen zu und dem CIO die Systeme dahinter. Aus einer Rechnungsanforderung wird eine gemeinsame Architekturentscheidung mit Folgen von deutschen Übergangsfristen bis zu europäischen Transaktionsmeldungen.

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Was ist eine E-Rechnung?

Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat, dessen Daten automatisiert verarbeitet werden können. Ein PDF erfüllt diese Definition allein nicht, weil es für die elektronische Verarbeitung erst ausgelesen werden müsste. Das Format verbindet damit Rechnungsinhalt und maschinenlesbare Daten.

Der Referenzrahmen EN 16931 beschreibt die semantischen Kernelemente. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen laut Bundesministerium der Finanzen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen; einzelne ZUGFeRD-Profile sind ausgenommen.

E-Rechnung verbindet zwei Verantwortungen

Die E-Rechnung berührt zwei Entscheidungsräume. Der CFO verantwortet die Richtigkeit steuerlicher Meldungen und die Folgen, die aus Fehlern entstehen. Der CIO verantwortet Systeme und Daten, die diese Meldungen ermöglichen.

Carlos Mercuriali, General Manager Europe bei Vertex, beschreibt damit eine geteilte Zuständigkeit. Sein Satz „Automatisierung behebt mangelhafte Datenqualität nicht. Sie legt sie offen.“ markiert die Grenze zwischen digitalem Format und belastbarem Prozess. Eine elektronische Rechnung trägt Fehler ebenso weiter wie eine Rechnung auf Papier.

Die Organisation behandelt die Rechnung damit als gemeinsamen Finanz- und IT-Prozess. Eingang, Prüfung, Zuordnung zur Leistung und Übermittlung gehören fachlich zusammen. Jede Station beeinflusst, ob die steuerliche Meldung später nachvollziehbar bleibt.

Die Fristen trennen Empfang und Ausstellung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür als technischer Empfang.

Die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen verweist für die Ausstellung auf die Übergangsregelungen im Umsatzsteuergesetz.

Bis Ende 2026 bestehen Übergänge für sonstige Rechnungen. Bis Ende 2027 gilt die verlängerte Übergangsregel.

Voraussetzung für die verlängerte Frist ist ein Gesamtumsatz des Vorjahres von höchstens 800.000 Euro. Außerhalb der Dauerausnahmen greift anschließend die E-Rechnungspflicht für erfasste Inlandsumsätze.

EDI bleibt bis 2027 anschlussfähig

Electronic Data Interchange, kurz EDI, verbindet strukturierte Geschäftsdaten zwischen Unternehmen. Mercuriali ordnet EDI als prägendes Verfahren integrierter Lieferketten ein und nennt Automotive, Chemie, Maschinenbau, Fertigung und großen Einzelhandel. Diese Branchenliste ist seine Einschätzung; Verbreitungszahlen nennt er nicht.

Ein EDI-Verfahren, das die Voraussetzungen einer E-Rechnung noch nicht erfüllt, darf für gesetzlich erfasste Umsätze unter Bedingungen bis Ende 2027 weiterlaufen. Die Zustimmung des Empfängers bleibt dabei relevant. Damit erhalten bestehende Austauschbeziehungen eine Übergangsregel mit klaren steuerlichen Grenzen.

Nach dieser Übergangsphase bleibt ein vereinbartes Format möglich, wenn die vollständigen steuerlichen Angaben in ein normkonformes oder interoperables Format überführt werden können. Das semantische Rechnungsmodell EN 16931 bildet dafür den Referenzrahmen. XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllen laut Bundesministerium der Finanzen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen; die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausgenommen. XRechnung ist ein XML-Standard für öffentliche Auftraggeber.

ViDA ordnet Meldungen je Transaktion

ViDA steht für VAT in the Digital Age. Die EU-Kommission legt zusammen mit der Richtlinie (EU) 2025/516 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030 digitale, transaktionsbezogene Meldepflichten fest. Der rechtliche Effekt liegt in zeitnahen Meldungen je Geschäftsvorgang.

Ein deutsches Meldesystem ist laut FAQ des Bundesministeriums der Finanzen noch nicht gesetzlich ausgearbeitet. Der Start der nationalen Umsetzung bleibt offen. Der europäische Rahmen steht. Die deutsche technische und rechtliche Ausgestaltung folgt damit einem eigenen Entscheidungsprozess.

Für den DACH-Raum betrifft die Folge vor allem Unternehmen, deren deutsche Prozesse grenzüberschreitende B2B-Umsätze abbilden. Ihre Architektur muss deutsche Empfangs- und Ausstellungsregeln mit europäischen Transaktionsmeldungen verbinden. Ein Rechnungsformat allein beantwortet diese Frage nicht.

CFO und CIO teilen die Datenverantwortung

Mercuriali beantwortet die Zuständigkeitsfrage knapp: „Beide: sowohl der CFO als auch der CIO.“ Die Antwort verteilt die Arbeit entlang der Unternehmensfunktionen. Die Finanzfunktion bewertet steuerliche Richtigkeit und Folgen. Die IT-Funktion verantwortet die Systeme und Datenflüsse, die diese Bewertung ermöglichen.

Die eigentliche Governance liegt dazwischen. Stammdaten an der Quelle, Prüfung vor der Übermittlung und ein späterer Prüfpfad bilden eine zusammenhängende Kette. Mercuriali formuliert diese Ordnung als Governance-Einschätzung. Der Gesetzestext setzt den Rahmen; die innerbetriebliche Ausgestaltung bleibt beim Unternehmen.

Wo Stammdaten in mehreren Systemen unterschiedlich gepflegt werden, entsteht ein Zuständigkeitsproblem. Der CFO kann die Richtigkeit einer Meldung verantworten, wenn die relevanten Daten fachlich definiert und geprüft werden. Der CIO kann die technische Übermittlung verantworten, wenn Herkunft, Änderung und Freigabe der Daten nachvollziehbar bleiben.

Der Prüfpfad entscheidet über die Architektur

§ 14 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes verlangt einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung. Das Gesetze-im-Internet-Portal führt außerdem die innerbetrieblichen Kontrollverfahren aus, mit denen Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit gesichert werden. Die GoBD verlangen die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen.

Diese Vorgaben beschreiben einen Kontrollrahmen. Die konkrete Architektur entscheidet, ob eine Rechnung von ihrem Eingang bis zur steuerlichen Meldung durchgängig zugeordnet werden kann. EDI, ERP-Systeme, Freigaben und Meldeschnittstellen müssen dafür dieselben steuerlichen Angaben verständlich abbilden.

Isolierte Lösungen je Land erzeugen getrennte Datenwege. Mercuriali hält eine übergreifende Architektur für sinnvoller als einzelne Lösungen je Land. Seine Einschätzung passt zur Entwicklung von E-Rechnung und ViDA: Die Daten bleiben entlang der Lieferkette verbunden, während sich die rechtlichen Anforderungen über mehrere Ebenen verteilen.

„Automatisierung behebt mangelhafte Datenqualität nicht. Sie legt sie offen.“

Carlos Mercuriali, General Manager Europe bei Vertex.

KI-Vorschläge brauchen Freigabe und Prüfpfad

Mercuriali ordnet KI als Unterstützung für Steuerabteilungen und Finanzteams ein. Sie könne regulatorische Änderungen erkennen, Rechnungsinhalte verstehen und repetitive Arbeit übernehmen. Bei Vertex bereiteten nach seiner Darstellung etwa Agenten in ERP-Umgebungen von Microsoft und Oracle die steuerliche Konfiguration aus vorhandenen Stammdaten vor. Die Entscheidung über den produktiven Einsatz bleibe beim Menschen. Für die gemeinsame Governance von CFO und CIO heißt das: Datenqualität, Prüfung und Freigabe gehören in dieselbe Kette.

„Die Verantwortung bleibt bei den Menschen. Der CFO gibt weiterhin frei, was das Unternehmen meldet.“ Mercuriali begründet diese Zuständigkeit mit der steuerlichen Berechnung: Sie sei entweder richtig oder falsch. KI bleibe von der Verlässlichkeit ihrer Datengrundlage abhängig. Der Prüfpfad reicht damit über das dokumentierte Ergebnis hinaus. Bei späteren Fragen eines Betriebsprüfers müsse jemand erklären können, warum das Ergebnis richtig war. Diese Nachvollziehbarkeit verbindet die steuerliche Verantwortung des CFO mit den Systemen und Datenflüssen im Verantwortungsbereich des CIO.

Die deutsche Umsetzung bleibt offen

Die EU-Richtlinie setzt den Rahmen für grenzüberschreitende B2B-Meldungen. Die konkrete nationale Umsetzung in Deutschland bleibt offen. Damit fehlen weiterhin verbindliche Aussagen zu den späteren technischen und organisatorischen Anforderungen des deutschen Meldesystems.

Unternehmensseitig entscheiden CFO und CIO über unterschiedliche Teile desselben Prozesses. Der CFO legt fest, welche steuerliche Richtigkeit und welche Folgenkontrolle erforderlich sind. Der CIO übersetzt diese Anforderungen in Datenmodelle, Systeme und Prüfungen.

Tragfähig ist ein Zielbild, das steuerliche Meldung, Stammdaten, EDI-Anbindung und Prüfpfad in einer Architektur abbildet. Die Finanzfunktion verantwortet den steuerlichen Inhalt. Die IT verantwortet die technischen Voraussetzungen. Die nationale Meldearchitektur bleibt eine offene staatliche Entscheidung.

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