Build, Buy oder Partner: die Rechnung davor
Eva Mickler
7 Min. Lesezeit Die teuerste Build-vs-Buy-Entscheidung ist die, die niemand bewusst getroffen hat. In ...
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Die einfachen SaaS-Konsolidierungen sind durch. Wer doppelte Tools streichen wollte, hat das getan. Was bleibt, sind die unbequemen Fälle: Anwendungen, die tief in Prozessen sitzen, deren Datenmodell niemand vollständig kennt und deren Vertrag sich automatisch verlängert. Die strategische Frage 2026 ist nicht, welches Tool als Nächstes kommt. Sie lautet: Kommen wir aus den bestehenden wieder heraus?
Das Wichtigste in Kürze
- Die Konsolidierungswelle flacht ab. Die jährliche Konsolidierungsrate fiel laut SaaS-Benchmark-Reports von 14 auf 5 Prozent. Die leichten Entscheidungen sind getroffen.
- Exit-Fähigkeit ist die neue Disziplin. Ein Portfolio steuert sich über die Frage, wie teuer der Ausstieg aus jedem einzelnen Vendor wäre, nicht über die nächste Einführung.
- Der Lock-in sitzt selten im Vertrag. Er sitzt im Datenmodell, in den Integrationen und in der fehlenden Migrations-Dokumentation.
- C-Level-Hebel: Exit-Klausel, Datenexport-Test und eine Portfolio-Kennzahl, die neben der Lizenzsumme steht.
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Die meisten CIOs können ihr SaaS-Portfolio zählen. Sie können sagen, wie viele Anwendungen lizenziert sind und was sie kosten. Was die wenigsten beantworten können: Wie lange dauert es, eine bestimmte Anwendung zu verlassen und welcher Aufwand darin steckt. Genau diese Lücke entscheidet 2026 darüber, ob ein Portfolio steuerbar bleibt oder zur Sammlung stiller Abhängigkeiten wird.
Die einfachen Konsolidierungen sind vorbei
Jahrelang lautete die Antwort auf wachsende SaaS-Kosten: konsolidieren. Zwei Projektmanagement-Tools werden eins, drei Chat-Anwendungen werden eine. Diese Runde ist in vielen Unternehmen abgeschlossen. Die Benchmark-Reports der SaaS-Management-Anbieter zeigen, dass die jährliche Konsolidierungsrate von rund 14 auf etwa 5 Prozent gefallen ist. Das ist kein Zeichen von Nachlässigkeit. Es bedeutet, dass die offensichtlichen Dubletten weg sind und die verbleibenden Fälle harte Abwägungen verlangen.
Parallel wächst das Portfolio weiter. Unternehmen nehmen im Schnitt rund ein Dutzend neue Werkzeuge pro Monat auf, ein erheblicher Teil davon ohne formale Freigabe. Wer nur die sanktionierten Anwendungen betrachtet, sieht einen Bruchteil des realen Bestands. Das Portfolio ist also gleichzeitig schwerer zu verkleinern und schwerer zu überblicken geworden. Reine Mengensteuerung greift in dieser Lage nicht mehr.
An dieser Stelle verschiebt sich die strategische Aufgabe. Die Frage ist nicht mehr, wie viele Tools ein Unternehmen hat, sondern wie beweglich es mit jedem einzelnen ist. Ein Portfolio aus 180 Anwendungen, das sich jederzeit umbauen lässt, ist gesünder als eines aus 90, bei dem jeder Wechsel ein Jahresprojekt wäre.
Was eine SaaS-Exit-Strategie wirklich meint
Was ist eine SaaS-Exit-Strategie? Eine SaaS-Exit-Strategie ist die dokumentierte Antwort auf die Frage, wie ein Unternehmen einen konkreten Software-Anbieter verlassen kann, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Sie umfasst Datenexport, Vertragsausstieg, Integrationsablösung und einen realistischen Zeit- und Kostenrahmen für die Migration.
Wichtig ist die Abgrenzung. Eine Exit-Strategie ist kein Misstrauensvotum gegen einen Anbieter und auch kein Wechselplan. Die meisten dokumentierten Exit-Strategien werden nie ausgeführt. Ihr Wert liegt woanders: Wer den Ausstieg durchdacht hat, verhandelt anders, plant Integrationen anders und erkennt früher, wann ein Vendor von einem Werkzeug zu einem Klumpenrisiko wird.
In der Praxis zeigt sich das bei jeder ernsthaften Vertragsverhandlung. Ein Anbieter, der weiß, dass sein Kunde keinen dokumentierten Ausweg hat, verhandelt aus einer anderen Position. Die Exit-Strategie ist damit weniger ein technisches Dokument als ein Stück Verhandlungsmacht, das im Regal liegt, bis es gebraucht wird.
Quelle: SaaS-Benchmark-Reports 2026 (u. a. Torii, Zylo)
Wo der Lock-in wirklich sitzt
Die übliche Annahme lautet, der Lock-in stecke im Vertrag. Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung. Das stimmt, ist aber der am leichtesten lösbare Teil. Der teure Lock-in sitzt in drei anderen Schichten, die im Lizenz-Report nicht auftauchen.
| Exit-Dimension | Worauf es ankommt | Typische Lücke |
|---|---|---|
| Datenexport | Vollständiger Export in einem nutzbaren Format, inklusive Historie und Anhängen | Export liefert nur Stammdaten, keine Verknüpfungen |
| Integrationen | Liste aller Systeme, die per Schnittstelle an der Anwendung hängen | Niemand kennt die vollständige Schnittstellen-Karte |
| Prozess-Tiefe | Klarheit, welche Geschäftsprozesse ohne das Tool stillstehen | Workflows sind im Tool, nicht dokumentiert |
| Vertrag | Kündigungsfristen, Verlängerungslogik, Datenherausgabe nach Vertragsende | Automatische Verlängerung wird übersehen |
Der entscheidende Punkt aus vielen Transformationsprojekten: Die Prozess-Tiefe ist der teuerste und am schlechtesten sichtbare Lock-in. Wenn ein Team einen Genehmigungs-Workflow über Jahre direkt im Tool gebaut hat, lebt dieser Prozess nirgendwo sonst. Den Anbieter zu verlassen heißt dann nicht, Daten umzuziehen, sondern einen Prozess neu zu erfinden, den niemand je aufgeschrieben hat.
Exit-Readiness in vier Schritten
Eine Exit-Strategie für 187 Anwendungen gleichzeitig zu schreiben, wäre Bürokratie. Sinnvoll ist eine Priorisierung nach Kritikalität und ein wiederkehrender Rhythmus statt eines Großprojekts.
Diese Reihenfolge ist bewusst gewählt. Ohne Kritikalitäts-Einstufung verzettelt sich das Vorhaben in unwichtigen Tools. Ohne echten Export-Test bleibt die Exit-Fähigkeit eine Annahme. Und eine Exit-Klausel lässt sich nur an einem natürlichen Punkt verhandeln, nämlich bei der nächsten Verlängerung.
Ein Portfolio ist nicht so gesund wie seine Anzahl an Tools, sondern so beweglich wie der teuerste Ausstieg darin.
Gegenposition: Wann Exit-Strategien zum Theater werden
Die Argumentation oben hat eine Schwachstelle, die ehrlich benannt gehört. Eine Exit-Strategie, die einmal geschrieben und dann abgelegt wird, ist wertlos. Schlimmer noch, sie erzeugt ein falsches Sicherheitsgefühl. Wer ein zwei Jahre altes Exit-Dokument im Regal hat, glaubt, vorbereitet zu sein, während sich Datenmodell, Integrationen und Vertragslage längst verschoben haben.
Der zweite ehrliche Einwand betrifft den Aufwand. Für unkritische Anwendungen ist eine ausgearbeitete Exit-Strategie verschwendete Zeit. Ein Tool, das drei Personen für Notizen nutzen, braucht keinen Migrationsplan, es braucht im Zweifel nur eine Kündigung. Wer Exit-Strategien über das gesamte Portfolio zieht, produziert genau die Bürokratie, die das Konzept eigentlich vermeiden will. Die Disziplin liegt im Weglassen.
Die ehrliche Empfehlung
Geschäftsleitungen sollten ihrem CIO 2026 nicht die Frage stellen, wie viele SaaS-Tools im Einsatz sind. Diese Zahl ist bekannt und sagt wenig. Die drei nützlicheren Fragen lauten: Welche Anwendungen sind betriebskritisch? Haben wir für diese einen getesteten Datenexport? Und steht in den nächsten Vertragsverlängerungen eine belastbare Exit-Klausel an?
Wer auf diese drei Fragen ein belegtes Ja hat, steuert ein Portfolio. Wer nur die Lizenzsumme kennt, verwaltet einen Bestand. Der Unterschied wird sichtbar, sobald ein wichtiger Anbieter seine Preise erhöht, seine Roadmap dreht oder übernommen wird. Dann zeigt sich, ob das Unternehmen verhandeln kann oder nur zahlen.
Häufige Fragen
Braucht jede SaaS-Anwendung eine Exit-Strategie?
Nein. Der volle Aufwand lohnt sich nur für die betriebskritischen Anwendungen, in der Regel zehn bis fünfzehn pro Portfolio. Für unkritische Tools reicht ein sauberer Vertragsüberblick mit Kündigungsfristen. Exit-Strategien über das gesamte Portfolio zu ziehen, erzeugt Bürokratie ohne Nutzen.
Wo sitzt der teuerste Lock-in bei SaaS?
Nicht im Vertrag, sondern in der Prozess-Tiefe. Wenn Geschäftsprozesse wie Genehmigungs-Workflows über Jahre direkt im Tool gebaut wurden und nirgendwo dokumentiert sind, bedeutet ein Anbieterwechsel, diese Prozesse neu zu erfinden. Daten lassen sich migrieren, undokumentierte Prozesse nicht.
Warum sinkt die SaaS-Konsolidierungsrate?
Weil die offensichtlichen Dubletten bereits gestrichen sind. SaaS-Benchmark-Reports zeigen einen Rückgang der jährlichen Konsolidierungsrate von rund 14 auf etwa 5 Prozent. Die verbliebenen Fälle sind tief integriert und verlangen echte Abwägungen statt einfacher Streichungen.
Wann gehört eine Exit-Klausel in den Vertrag?
Bei der nächsten Verlängerung. Das ist der natürliche Verhandlungspunkt. Die Klausel sollte Datenherausgabe nach Vertragsende, ein nutzbares Exportformat und eine Übergangsfrist festschreiben. Wer das nicht bei der Verlängerung verankert, hat über die Laufzeit keinen weiteren Hebel.
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