27.07.2020 | Daniel Riß

Smart Government – Wie wird Deutschlands Verwaltung smarter?

Bereits vor der Coronakrise standen die Zeichen in der Öffentlichen Verwaltung auf mehr Digitalisierung. Gesetze wie das E-Government-Gesetz des Bundes oder das Onlinezugangsgesetz fungieren als Treiber. Diese Gesetze verpflichten Bund, Länder und Kommunen, zur Erleichterung für die Bürgerinnen und Bürger alle Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 digital anzubieten. Aktuell hat sich der Digitalisierungsdruck durch Kontaktbeschränkungen nochmals erhöht. Allerdings sind viele Kommunen besser als ihr Ruf und haben sich auf den Weg gemacht zur durchgängigen intelligenten Vernetzung ihrer Prozesse – dem sogenannten Smart Government. In diesem Beitrag möchte ich einen Überblick geben, warum und wie wir diesen Weg gemeinsam gehen können und welche Potenziale wir in unseren Verwaltungen dadurch heben können.

Früher mussten Bürger allein für ein ÖPNV-Monatsticket lange in der Schlange anstehen. Dann kamen der Kiosk- und der Automatenverkauf, schließlich sogar Handy-Apps, womit sich das Anstehen ganz erledigt hat. Eine ähnliche Entwicklung erleben die Bürger zunehmend auch in vielen Ämtern und Öffentlichen Verwaltungen: So wie der Lockdown in Bayern Ende März dazu geführt hat, dass die kommunale Stichwahl komplett per Briefwahl entschieden werden musste, beschleunigt das Jahr 2020 und die Corona-Krise die Nachfrage von Verwaltungsmitarbeitern und Bürgern nach smarten Lösungen täglich.

Viele Anträge bis hin zu denen für einen neuen Personalausweis lassen sich mittlerweile online abrufen und ausfüllen. Das sind schon wichtige Schritte in Richtung „Smart Government“, aber zu dem Konzept Smart Government gehört deutlich mehr, als einen Prozess „irgendwie digital“ zu machen. Es geht darum Verwaltungsprozesse gleichzeitig zu optimieren und kreativ neu zu denken.

Zwei Bundesgesetze begünstigen die Entwicklung

Andere Länder und Städte wie Estland, Dubai oder Singapur sind in Sachen Smart Government und Smart Cities international anerkannte Vorreiter, von den Bevölkerungszahlen und urbanen Vielfalt aber nicht vergleichbar mit Deutschland. Zwei vom Bundesinnenministerium (BMI) eingebrachte Gesetze haben dazu beigetragen, dass sich auch hierzulande etwas bewegt: Das 2014 mit dem Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 gekrönte E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) von 2013 sowie das Onlinezugangsgesetz (OZG) von 2017.

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Gesetze treiben die Digitalisierung voran. Das sollte aber nicht der einzige Antrieb sein. Quelle: iStock/Warchi

Diese Gesetze verpflichten Bund, Länder und Kommunen zur Erleichterung für die Bürgerinnen und Bürger alle Verwaltungsleistungen bis 2022 digital anzubieten. Das ist ein erster entscheidender Schritt in Richtung Smart Government.

Besser ist einfach besser

Ich denke dieser Schritt bietet eine gute Grundlage für unsere Verwaltung, über die eigenen Prozesse nachzudenken und zu eleganten und effizienten neuen Möglichkeiten zu kommen. Das alte Image der Öffentlichen Verwaltung als „träger analoger Amtsschimmel“ entspricht nach meiner Erfahrung bei weitem nicht mehr die Realität!

Es gibt sehr viele engagierte Staatsbedienstete, die gerne die eigenen Werkzeuge und Arbeitsbedingungen verbessern. Durch die Digitalisierung werden sie nun mehr und mehr dazu befähigt. Kreativität und ganzheitlicher Blickwinkel wird beim Verbessern von Prozessen gefordert und gefördert. Positives Feedback von allen Beteiligten ist motivierend und regt zur Umsetzung weiterer Ideen an. Dabei können Kommunen Smart Government nicht nur als Chance sehen, mehr Bürgernähe und Nachhaltigkeit herzustellen und das Leben für sich und für die Bürger einfacher zu machen, sondern auch als Standortfaktor für die Zukunft.

In 10 Jahren wird es manuelle Verwaltungsprozesse kaum noch geben. Der kommunale Datenschatz wird uns helfen, den Personalbedarf in Kommunen für Routinetätigkeiten wie Sachbearbeitung zu reduzieren. In der Folge kann sich die Kommune stärker um Themen aus der Bürgerschaft kümmern und weniger um reine Verwaltungsausführung. Smart Government hilft Kommunen zudem, mit Künstlicher Intelligenz bessere Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. Zum Beispiel können Kommunen damit Förderanträge schneller und erfolgreicher bearbeiten oder Kreditkonditionen für kommunale Investitionen live analysieren, um den besten Finanzierungspartner zu finden. Wer smart optimiert, wird zudem attraktiv für Bürger und Unternehmen – und schont dabei die eigenen Ressourcen.

Was ist Smart Government?

Smart Government bezeichnet die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit dem Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von intelligent vernetzten Informations- und Kommunikationstechniken.

Smart Government hat wesentliche Vorteile:

  1. Verbesserte, schnelle und einfache Prozesse in der Verwaltung und zwischen Verwaltung und Bürgern sowie Unternehmen.
  2. Eine höhere Zufriedenheit bei den Bürgern und Unternehmen.
  3. Erleichterung des Umgangs mit externer Komplexität.
  4. Reduzierung der drohenden Wissenslücke in der Verwaltung, die sich durch Verrentung der Babyboomer-Generation und den Fachkräftemangel anbahnt.
  5. Langfristig die Befreiung der Verwaltungsmitarbeiter von Routineaufgaben, die auch eine Künstliche Intelligenz (KI) erledigen kann. Dadurch werden bei den Mitarbeitern Freiräume für Kreativität, Gestaltungswille und mehr Bürgernähe ermöglicht.
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Smart Government entlastet auch das Team und steigert das positive Feedback der öffentlichen Verwaltung. iStock/metamorworks

Digitalisierung ermöglicht das Design der schlankeren Prozesse

So wie es heute in Unternehmen darauf ankommt die Prozesse zu verbessern und zu vernetzen, müssen auch die Arbeitsabläufe in der Öffentlichen Verwaltung deutlich kürzer und schlanker werden, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen. Dabei fehlt es auf kommunaler Ebene häufig an der nötigen Infrastruktur und auch an den finanziellen Mitteln, um für die Erledigung der mitunter stark wachsenden Aufgaben mehr Mitarbeiter einzustellen. Der Fachkräftemangel tut sein Übriges, denn für junge Talente erscheint es heute zunächst attraktiver, sich in der freien Wirtschaft umzusehen, weil sie dort mehr Karrierechancen und spannendere Aufgaben wittern.

Mit dem Einzug vom echten Smart Government in die Rathäuser und Amtsstuben kann sich das aber ändern und der Öffentliche Dienst wieder attraktiver – gerade für junge Bewerber – werden.

Kleinere Verwaltungseinheiten sind oft agiler

Kleine kommunale Verwaltungseinheiten mit flachen Hierarchien und einer überschaubaren Zahl von Mitarbeitern scheinen mir derzeit geeigneter, die smarten Veränderungsprozesse schnell zu beschreiten und voranzutreiben als große Behörden auf Bundes- oder Länderebene. Meine Erfahrung zeigt, dass sich bei der Umsetzung der ressourcenverbrauchsgerechten Haushaltsführung (Umstieg auf die Doppik) zuerst die Verwaltungseinheiten unterhalb der Ebene Bundesland modernisiert haben. So sehr ich die oben genannten E-Government– und Onlinezugangsgesetze (OZG) begrüße, bin ich der Meinung, dass die digitale Transformation nicht per Dekret von oben, sondern aus der gelebten Praxis vor Ort kommen muss.

Digitale Innovationen entlasten die Menschen

Die Bürger erwarten heute individuelle Beratung und Betreuung auch außerhalb der gewöhnlichen Öffnungszeiten und wollen auch nicht zusätzliche Gebühren dafür bezahlen. Eine konsequente Digitalisierung im Call Center in Form von Bots zur Beantwortung von Standardanfragen kann maßgeblich zu einer besseren CX (=Customer Experience) im Verwaltungswesen beitragen.

Viele Formulare können mittlerweile schon online angefordert und ausgefüllt werden. Adobe Stock/simpson33

Es kostet auch nicht mehr, als zusätzlich Sachbearbeiter zu finden und einzustellen, im Gegenteil. Die Erfahrung von ersten Fällen wie z. B. digitale Bescheide, Terminvergaben oder Anträge zeigen, dass Digitalisierung mit Smart Government helfen kann, den Aufwand der Behörden und Ämtern deutlich zu reduzieren. Unternehmensvertreter, Bürgerinnen und Bürger müssen nicht persönlich „zum Amt rennen“ und hoffen, dass sie vor Schalterschluss noch drankommen.

Vielmehr können sie Anträge und Formular bequem von zu Hause oder vom Büro aus via Internet anfordern und ausfüllen. Das spart CO2 und ermöglicht einen ungestörten Ablauf – sogar in Pandemiezeiten.

Ein gutes Beispiel ist die Gemeinde Karlsbad. Hier haben wir eine Lösung integriert, wodurch der Rechnungs-Workflow automatisiert, schneller und vereinfacht wird. Grob gesagt: Von dem Rechnungseingang bis zur Zahlung dauert es nur noch 2 Minuten. Kostbare Zeit wird für die Mitarbeiter gespart, die für andere Prozesse genutzt werden kann.

Mehr Insights zu Best Practices der Gemeinde Karlsbad erhalten Sie hier.

Letztendlich dient es auch der Wertschätzung den Bürgern und Unternehmen gegenüber sowie dem interkommunalen Wettbewerb, darin die Nase vorn zu haben. Bei Unternehmensportalen ist immer mehr von Customer Experience (CX) und Customer Journey die Rede. Im Idealfall bieten das auch regionale und kommunale Verwaltungen über ihre Webseiten oder Portale. Das Onlinezugangsgesetz mit seiner Skala der Reifegrade und seinem Fokus auf die Eingabe von Daten „once only“ fokussiert sich hierbei sehr stark auf den Bürger.

Richtig smart werden die Prozesse aber erst, sobald auch die Weiterverarbeitung in den entsprechenden Fachverfahren und die Entscheidungsfindung in der jeweiligen Verwaltung mit bedacht werden. Nicht nur der Bürger ist Nutzer solcher Prozesse, sondern auch Verwaltungsmitarbeiter.

Demografischer Wandel in der Verwaltung forciert den Druck

Der nächste Punkt ist, dass viele Behörden und kommunale Verwaltungen mit der Erfüllung ihrer Aufgaben gar nicht mehr hinterherkommen werden, wenn sie nicht mehr von der Digitalisierung profitieren. Denn viele Beamte sind schon in den wohlverdienten Ruhestand gegangen oder werden es in naher Zukunft tun und dann nicht nur eine personelle, sondern auch eine wachsende Wissenslücke hinterlassen.

Der Berg wächst und wächst - gerade aktuell. Smart Government entlastet Ihre Mitarbeiter. Quelle: Adobe Stock/stokkete

Der demografische Wandel wird daher auch den Digitalisierungsdruck erhöhen. Die Kollegen, die jetzt nachrücken, könnten ohne eine Digitalisierung die kommende Lücke bei vielen öffentlichen Aufgaben gar nicht auffüllen.

Digitale Modellregionen oder Modellkommunen wie sie fast alle Bundesländer derzeit mit ihren Gemeinden entwickeln und fördern sind eine gute Strategie, um Smart Government konkret ins Laufen zu bringen und die richtigen digitalen Prozesse zu erproben. Auch mittelgroße oder kleine Kommunen wie z. B. die Stadt Wolfenbüttel haben sich auf den Weg gemacht, zukunftsfähige Verwaltungsabläufe zu gestalten.

Erhalten Sie einen Einblick in das Projekt mit der Stadt Wolfenbüttel. Quelle: YouTube/Axians

Smart Cities werden mehr und mehr Realität

Für die Städte immer wichtiger wird der Smart Government einschließende Megatrend Smart City – der die Stadt von morgen weiter beschreibt und Veränderungen bei Verkehr, Raumaufteilung, Netzen, Stoffkreisläufen und Gebäuden einschließt. Hier gibt auch schon eine Reihe von erfolgreichen deutschen Projekten in Richtung Smart Cities, in Berlin zum Beispiel und im Ruhrgebiet mit der Smart City Allianz Dortmund. Solche Projekte bieten der eigenen Studie zufolge Raum für neue Technologien wie IoT (Internet of Things) bis Blockchain und für neue agile Modelle für die Bürgerbeteiligung von Barcamp bis Hackathon. Stark im Kommen sind auch neue Verkehrskonzepte wie Smart Cycling, Smart ÖPNV und Carsharing. Denn die Landflucht und Verdichtung wird sich trotz Coronakrise weiter fortsetzen.

Die Grundlage: Smart Citys. Quelle: iStock/ TBE

Laut UN-Schätzungen lebt derzeit 50 Prozent der Menschheit in Städten, bis 2050 sollen es 70 Prozent sein, in Deutschland sind es bereits über 75 Prozent. Smart Government muss viele der Smart City Trends mit Blick auf die Verwaltung der Kommune der Zukunft begleiten. Ein wichtiges Beispiel sind E-Payment-Prozesse die z.B. beim Tanken an der Stromtankstelle, oder beim Nutzen der Öffentlichen Verkehrsmittel die kaufmännische Abwicklung sekundengenau ermöglichen.

Auch kommunalen Gebäude und Betrieb werden einen Beitrag zur Energieeffizienz und Nachhaltigkeit leisten. Die Grundlage dafür sind intelligente Messgeräte oder Smart Meters, wie sie für Neu- und Sanierungsbauten gemäß der EU-Novelle zur Energieeffizienzrichtlinie (EED) ab Oktober 2020 und ab 2027 für alle Gebäude verpflichtend sind. Die Kennzahlen und Verbräuche der Smart Meter können wiederum im Energiemanagement zur Investitions- und Haushaltssteuerung verwendet werden. Dafür ist eine Anbindung an Verwaltungssoftware notwendig. Das und andere Smart-City-Konzepte sind spannende Themen, die wir durch integrierte Smart Government Prozesse langfristig komplett digital und effizient gestalten werden.

Sie wollen noch mehr zum Thema Smart City erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen unseren Artikel „Smart Citys – Der Weg ist das Ziel“ von Bernhard Kirchmair, Chief Digital Officer bei VINCI Energies Europe East.

 

Quelle Titelbild: Axians Deutschland / iStock

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